Guida alla conservazione digitale (delle fatture)

Il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 afferma che è possibile portare in Conservazione Digitale tutti i documenti fiscali e amministrativi in formato digitale (sia partendo da documenti nativamente digitali, sia partendo da documenti cartacei), seguendo alcune istruzioni definite dal Legislatore.

Come si fa la Conservazione Digitale delle Fatture?

Per chi si affida alla Fatturazione Elettronica è obbligatorio portare le fatture in conservazione, mentre la Conservazione Digitale delle fatture tradizionali è fortemente raccomandabile, visti i grandi benefici che può apportare.

Da quali fatture partire?

Sia le fatture attive che quelle passive possono essere portate in Conservazione Digitale. Non vi sono vincoli di formato particolari, tranne che per le Fatture Elettroniche inviate alla PA (FePA), che devono essere in formato XML Tracciato FatturaPA.

Devono però essere garantiti requisiti di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo. Il formato consigliato è il PDF, meglio ancora PDF/A, che fornisce una garanzia rispetto al requisito di Leggibilità nel tempo del documento archiviato.

La Firma Digitale

Su ogni fattura elettronica da mandare in conservazione va apposta una Firma Elettronica Qualificata (o una Firma Digitale) ed il Riferimento Temporale. Questo garantisce il rispetto dei requisiti di Autenticità dell’origine e Integrità del contenuto della Fattura.

L’estrazione dei metadati (o Indicizzazione)

Al file così creato viene associato un insieme di metadati obbligatori, che rendono l’archivio fiscale facilmente consultabile nell’eventualità di controlli o verifiche da parte dell’Autorità competente.

Produzione del Pacchetto di Versamento

Il “Pacchetto di Versamento” contiene un insieme di dati da portare in conservazione. Ogni fattura (o l’impronta della sua immagine digitale) viene inserita in questo pacchetto di versamento, il quale viene inviato in conservazione (o al provider del servizio di conservazione, nel caso si sia optato per la fruizione in outsourcing). Il pacchetto di versamento può raggruppare anche più fatture.

Produzione del Pacchetto di Archiviazione

Entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione relativa al periodo d’imposta, i pacchetti di versamento devono essere cristallizzati in Pacchetti di Archiviazione: vengono apposte la Firma Digitale del Responsabile della Conservazione e la Marca Temporale, di modo che i documenti racchiusi nel Pacchetto di Archiviazione non possano più essere modificati. A questo punto il Pacchetto di Archiviazione deve essere conservato secondo le durate previste dalle disposizioni normative (per le fatture 10 anni). Sarà inoltre necessario:

  • identificare un responsabile della conservazione;
  • redigere un manuale della conservazione

La PA può scegliere se effettuare la conservazione internamente o se rivolgersi a provider esterni specializzati: in questo caso il provider deve essere un Conservatore Accreditato dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Chi è e che cosa fa il Responsabile della Conservazione?

Nei privati il ruolo di Responsabile della Conservazione deve essere ricoperto da una persona fisica, anche se il servizio viene esternalizzato.

Il Responsabile della Conservazione ha una serie di impegni da svolgere:

  • definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare;
  • gestire il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  • generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal Manuale della Conservazione;
  • generare e sottoscrivere il Pacchetto di Distribuzione con Firma Digitale;
  • effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • assicurare la verifica periodica dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
  • adottare misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni, in modo da ripristinare la corretta funzionalità;
  • adottare analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
  • provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico;
  • adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
  • assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  • provvedere al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato;
  • predisporre il Manuale della Conservazione e curarne l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Che cos’è il Manuale della Conservazione?

Nel manuale della conservazione sono riportati tutti i dettagli riguardanti l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. Il Manuale della Conservazione riporta alcune informazioni, tra le quali troviamo:

  • i dati dei soggetti che, nel tempo, hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione;
  • la struttura organizzativa ;
  • le tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione;
  • le modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento,;
  • la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
  • la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
  • la descrizione del sistema di conservazione;
  • la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi;
  • la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
  • i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione;
  • le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale;
  • le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

Fonte: Digital4

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