I vantaggi della dematerializzazione per le aziende

“Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata, nelle strutture amministrative pubbliche e private, e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.”

Secondo dati raccolti da IDC il 55% dei documenti utilizzati nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo. Il trattamento e gestione di questi documenti tradizionali assorbe in media 3.6 ore a settimana per ogni lavoratore.

Questo vale anche per le aziende italiane, che percepiscono l’esigenza di migliorare efficienza e gestione di ambiti quali ciclo passivo, contrattualistica, rapporti con i clienti, risorse umane, ordini, logistica, tutti caratterizzati da una grande quantità di documentazione.

Le previsioni di investimento confermano questa esigenza: le priorità nei prossimi mesi sono rappresentate da conservazione sostitutiva, workflow documentali e ricerca di maggiore efficienza.

“Spinti anche dall’evoluzione normativa, dopo l’entrata in vigore nel marzo dello scorso anno dell’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le aziende che si relazionano con la pubblica amministrazione, in Italia e in Europa gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” sono cresciuti a ritmi sostenuti, superando nel 2015 i 1.100 milioni di euro e facendo stimare un ritmo di crescita superiore all’8% almeno fino al 2017.”

 

Gli svantaggi del cartaceo

La gestione dei documenti cartacei è molto onerosa in quanto comporta:

  • difficoltà di condivisione e archiviazione
  • mancanza di trasparenza
  • tempi di ricerca elevati
  • possibilità di smarrimenti
  • inefficienza

Al contrario la gestione digitale garantisce una maggiore efficienza, oltre a far risparmiare sulla carta: ecco perché quest’anno il 40% degli investimenti nelle aziende italiane hanno riguardato progetti di digitalizzazione e dematerializzazione.

 

I risparmi del digitale

Digitalizzare il processo può portare a grandi risparmi:

  • nel ciclo dell’ordine, rivedere in digitale l’intero processo può portare tra i 25 e i 65€ di beneficio a ciclo, con un ritorno dell’investimento già nei primi 12 mesi.
  • Maggiore produttività, accuratezza, ottimizzazione dello spazio e dei materiali
  • Vi sono circa 45 miliardi di documenti di business dematerializzabili, che equivale a:
    • 24 milioni di alberi abbattuti in meno
    • 4 milioni di tonnellate di CO2 in meno
    • Risparmio totale di 200 miliardi di euro, di cui 40 miliardi ascrivibili alla Pubblica Amministrazione e 160 miliardi alle PMI.

Purtroppo però ad oggi le imprese che hanno digitalizzato gli archivi fiscali sono ancora abbastanza limitate rispetto al numero totale di imprese esistenti in Italia: solo il 39% delle grandi imprese e il’1% delle PMI attive in Italia.

 

I risparmi della digitalizzazione

“Il Forum della Pubblica Amministrazione ha stimato l’entità del risparmio “da dematerializzazione” in cinque settori chiave: fatturazione elettronica, ricette mediche elettroniche, certificati medici online, fascicolo sanitario elettronico e processi telematici. “

Spesso le aziende non si rendono conto di quanto gravi sui bilanci la produzione e la gestione di un singolo documento cartaceo:

  • Ciascun foglio di qualche rilevanza che circola in azienda può arrivare a costare attorno ai 2 € l’anno
  • Il costo del personale dedicato alla gestione e all’archiviazione del documento cartaceo ammonta al 40%
  • La gestione documentale cartacea comporta quindi anche l’immobilizzazione di risorse umane in un’attività non direttamente produttiva e spesso inutile.
  • la dematerializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi alla gestione documentale cartacea

 

Altri vantaggi della digitalizzazione

  • Recupero di produttività. La semplificazione dei processi porta a una conseguente riduzione dei volumi delle attività amministrative: ad esempio con la fatturazione elettronica si risparmia costo di stampa, affrancatura, postalizzazione.
  • Accesso più semplice ai propri documenti: dal momento in cui il documento viene acquisito in versione digitale, questo diventa accessibile da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all’accesso.
  • Ricercabilità del testo: quando un documento viene sottoposto a scansione tramite OCR, il testo in esso contenuto viene memorizzato con il documento, elaborando un file che può essere consultato successivamente da qualsiasi dipendente. Questo permette di facilitare la ricerca dei propri documenti presenti nel repository documentale. Questo processo trasforma file ordinari in potenziali database di informazioni che possono essere usate a scopo di marketing, controllo e gestione.

Fonte: TechEconomy

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