Imprese più efficienti grazie alla dematerializzazione

Si parla sempre di più di digital transformation e delle grandi possibilità che può portare alle aziende: dematerializzazione, e-supply chain, fatturazione elettronica, industry 4.0, cloud, mobile sono alcune delle parole chiave di questa fase di cambiamento, che permetterà ai diversi attori coinvolti nelle relazioni di business di collaborare in maniera più efficace ed efficiente.

Dematerializzazione, gestione documentale ed e-fatture sono alcuni dei punti cardine che tutte le aziende dovrebbero prendere in considerazione per essere innovative ed efficienti: ad esempio, in Italia, a partire dal 1 Gennaio 2017, Pa e imprese potranno utilizzare il nuovo tracciato per le fatture elettroniche, sfruttando il Sistema di Interscambio, già conosciuto con l’entrata in vigore dell’obbligo FEPA.

Nonostante questi approcci alla dematerializzazione, nel nostro paese la carta regna ancora sovrana: dobbiamo cogliere al balzo le opportunità offerte dalle nuove tecnologie, dal digitale, dal mondo mobile e cloud.

Le informazioni ad oggi arrivano ancora in azienda in diversi formati e da diverse fonti e questo comporta la necessità di standardizzarle per poterle gestire senza impiegare troppo tempo e risorse inutilmente. Il data entry manuale, effettuato copiando nel sistema informativo aziendale i dati contenuti nei documenti cartacei o ricevuti via mail, comporta spesso errori. Il fatto di ricevere i documenti in formato cartaceo poi implica l’obbligo di conservazione ed archiviazione per il periodo definito dalla legge.

infografica inefficienza della gestione cartacea

La digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti coinvolti nei rapporti di business, in questo contesto, consentono di raggiungere nuovi livelli di integrazione, velocità, qualità del dato ed efficienza. Diventa fondamentale adattare le diverse soluzioni digitali alle specifiche esigenze dell’azienda, integrandole con quanto già pre-esistente.

Secondo Paolo Catti, Associate Partner P4I:

“[…] le aziende in grado di integrare le fatture nei rispettivi Sistemi, evitando così le lungaggini della digitazione a sistema o, peggio ancora, della gestione cartacea delle approvazioni al pagamento o dell’archiviazione del cartaceo, incrementeranno la gestione elettronica del loro ciclo passivo, risparmiando tempo e costi e migliorando la qualità del business.”

 

Alcuni dati dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione per il 2015:

  • Circa 100.000 imprese (40% grandi, 18% PMI) hanno utilizzato EDI, extranet e portali B2B per lo scambio di documenti elettronici strutturati con i propri partner.
  • 11.000 imprese hanno scambiato oltre 110 milioni di documenti EDI
  • le fatture sono le più scambiate nell’EDI 32%
  • ordini 20%
  • crescono anche conferme d’ordine, avvisi di consegna, documenti di trasporto

Fonte & immagine: Digital4

 

Scopri Station, il nostro software che permette di automatizzare le operazioni legate all’estrazione dei dati dai documenti ed al loro inserimento nel sistema informativo aziendale

Nessun commento

Posta un commento