Perché digitalizzare i documenti? 5 motivi per passare ad un software di gestione documentale

Perché la gestione documentale digitale può fare la differenza per le aziende? Qualsiasi impresa, di qualsiasi dimensione essa sia, dovrebbe rivalutare i propri flussi di lavoro nella prospettiva di migliorare le operazioni d’ufficio, l’efficienza e la produttività. In questa prospettiva, la gestione documentale può portare a grandi risparmi ed accrescere la profittabilità dell’azienda.

Maggior efficienza e velocità con la gestione documentale

I software di gestione documentale permettono ai reparti amministrativi e di produzione di risparmiare molto del tempo spesso sprecato durante i processi di archiviazione e recupero/ricerca di documenti cartacei. Grazie al cloud e alle app, i documenti diventano inoltre disponibili ovunque e in qualsiasi momento.

Risparmiare sulle spese

Un sistema di archiviazione e gestione documentale ben progettato non solo permette di risparmiare tempo, ma anche di tagliare tutti quei costi legati all’acquisto di cancelleria e carta e allo spazio di archiviazione da dedicare ai documenti cartacei.

La gestione documentale porta redditività e crescita

L’efficienza generata da un ufficio paperless può essere massimizzata se combinata con altri strumenti, come quelli per la gestione dei flussi di lavoro (workflow management). Tra le altre cose, essi permettono di fornire automaticamente ad ogni utente precise istruzioni per la corretta esecuzione di ogni step di un processo che coinvolge documenti. Gli uffici paperless quindi permettono di raggiungere notevoli riduzioni di costi, tempi di esecuzione delle operazioni legate ai documenti, rischi e durata dei periodi di formazione, oltre a portare ad una migliore performance negli indicatori di crescita chiave. Un software documentale quindi permette alle imprese di fare di più in meno tempo e con meno costi.

Documenti al sicuro con i software documentali

La gestione elettronica documentale e la condivisione dei file rappresentano il modo più sicuro per archiviare e trasmettere documenti riservati o contenenti informazioni sensibili.

Archiviazione e gestione documentale digitale per tempi di risposta più rapidi

I software di gestione documentale permettono di accedere più velocemente ed in modo maggiormente accurato alle informazioni. Questo non solo fa aumentare la produttività ma anche la qualità percepita dai clienti.

 

Fonte: CPA Practice Advisor

 

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