La produttività di un’azienda passa anche dall’automazione dei processi documentali, che permette di raggiungere una gestione di business più rapida, senza errori e senza ritardi. In questo modo si potranno risolvere le inefficienze e liberare risorse da investire in attività importanti per la competitività aziendale, sfruttando al massimo le potenzialità produttive.

Dalla gestione cartacea e manuale a quella digitale ed automatica

La gestione manuale e cartacea dei flussi documentali è tutt’altro che efficiente: infatti porta con sé azioni ripetitive e ad alto tasso d’errore, necessità di contattare continuamente gli altri attori coinvolti nel flusso per ottenere feedback o allinearsi sullo stato della procedura, rischio di smarrimento della documentazione tra un passaggio e l’altro.

Il tempo e le risorse impiegati nella gestione manuale dei processi documentali possono essere liberati ed investiti in attività con un maggior valore aggiunto, in grado di portare miglioramento e maggior produttività.

Ciò che si deve fare è re-ingegnerizzare i processi di gestione dei documenti aziendali, rendendo flussi e documenti digitali, tracciabili ed automatizzabili. A supporto di questo processo di digitalizzazione dei processi, esistono specifiche soluzioni software, cui è possibile delegare l’attuazione di tutti quei processi che possono fare a meno dell’intervento umano.

Il risultato sarà anche un maggior controllo sull’operatività aziendale: verranno identificate tempestivamente eventuali inefficienze ed errori, garantendo gli standard di qualità previsti

Alcuni esempi di flussi aziendali inefficienti

Pensiamo ad esempio allo scambio di documenti ed informazioni tra diversi reparti aziendali o comunque tra colleghi: continui scambi di e-mail, documenti cartacei, telefonate, rischiano di creare confusione, allungare i tempi di gestione e moltiplicare il numero di azioni inutili eseguite da ognuno, soprattutto se vi sono specifici ruoli che devono intervenire solamente in determinati e precisi momenti.

In questo contesto, rendere i workflow digitali permette di mantenere sempre sotto controllo a che punto del processo si è arrivati, gestire notifiche automatiche riguardanti il flusso, tenere traccia di ciò che è stato fatto, da chi e quando.

Un altro esempio di attività manuale con scarso valore aggiunto è il data entry manuale. Si pensi a quando si ricevono le fatture fornitori: su queste fatture devono essere effettuati controlli e confronti con gli ordini presenti a gestionale ad esempio, per poi essere registrate manualmente, inserendo i dati in esse contenute nel gestionale.

I software di automazione dei processi documentali permettono di estrarre i dati da qualsiasi documento ed effettuano in modo automatizzato il data entry nel sistemo informativo aziendale. Anche i confronti con altri documenti possono essere svolti in automatico dal software, liberando il personale da mansioni ripetitive e con poco valore aggiunto, che per natura sono altamente soggette ad errori.

Come automatizzare i processi aziendali

Per mettere in piedi un progetto di automazione dei processi documentali, innanzitutto deve essere effttuata un’analisi preventiva (organigramma aziendale, processi chiave svolti da ciascuna funzione, identificazione di processi trasversali a più funzioni aziendali ecc.), seguita da una precisa pianificazione e definizione dei ruoli. Deve esserci una chiara definizione delle gerarchie, delle mansioni, delle responsabilità e delle autorizzazioni.

Per poter portare avanti con successo un progetto di trasformazione digitale dell’azienda, poi, un ruolo fondamentale lo ricopre il partner tecnologico a cui ci si appoggia: non basta scegliere una soluzione tecnologicamente all’avanguardia, ma è di fondamentale importanza essere accompagnati in questo progetto di trasformazione da fornitori preparati, in grado di guidare l’azienda passo passo, dall’analisi fino alla formazione dell’utente finale sull’utilizzo del nuovo strumento.

I vantaggi dell’automazione documentale in sintesi

• Riduzione dei costi, impiegando tempo e risorse prima occupate nella’esecuzione di processi manuali in attività con maggior valore aggiunto
• Ottimizzazione dei processi ed efficienza
• Eliminazione degli errori dovuti ad azioni manuali ripetitive
• Maggior controllo sui processi interni
• Individuazione tempestiva delle inefficienze
• Attività tracciabili e trasparenti
• Standardizzazione e semplificazione dei processi
• Maggior produttività sfruttando a pieno e nel migliore dei modi le risorse che l’azienda ha a disposizione

 

Il core business di Arket “è lo sviluppo di software che forniscano soluzioni ottimali per la gestione di documenti, la digitalizzazione e l’automazione delle attività dell’ufficio. […] Arket ha scelto inoltre di adottare una metodologia specifica, che le consente di sviluppare progetti di successo presso i propri clienti. L’approccio seguito consiste in una fase iniziale di consulenza per individuare le soluzioni migliori, passando poi, sempre a stretto contatto con il cliente, all’implementazione del progetto. Oltre a questo il cliente viene affiancato in fase di partenza, al personale viene erogata la formazione necessaria e vengono garantiti assistenza e supporto tecnico nelle fasi successive alla messa a regime del progetto.”

Il Sole 24 Ore – 8 Marzo 2018

Station è il software che automatizza tutti i processi documentali aziendali