Come archiviare e conservare le fatture elettroniche

15 Giu 2017 Come archiviare e conservare le fatture elettroniche

Posted at 11:19h in Focus On di Arket Spa

I vantaggi della conservazione sostituiva Utilizzare un sistema di archiviazione, gestione documentale e conservazione sostitutiva a norma di legge permette di creare, emettere, gestire, archiviare e conservare documenti in formato digitale (siano essi nativi o cartacei acquisiti tramite scanner).

Tra i documenti che possono essere mandati in conservazione a norma di legge troviamo anche le fatture elettroniche, anche se deve essere fatta una distinzione tra fatture elettroniche destinate alla PA (fepa) e quelle emesse da un professionista/azienda verso altro soggetto titolare di partita IVA o un privato.

Per le fepa, infatti, è previsto un percorso diverso, che richiede che la fattura destinata ad una PA venga presa in carico, accettata dal Sistema di Interscambio (SdI) e poi smistata alla specifica Amministrazione. Per questo tipo di fatture la legge prevede che, una volta processate, vengano archiviate e conservate secondo i termini di legge.

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

La conservazione sostitutiva a norma di legge comprende un insieme di procedure informatiche che garantiscono nel tempo l’integrità e validità dei documenti emessi, archiviati e conservati digitalmente. In questo modo una fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea tradizionale, ma aggiunge notevoli vantaggi in termini di tempo, spazio e costi.

Scegliendo di portare in conservazione sostituiva i propri documenti, si potrà liberare tutto lo spazio occupato fisicamente dai documenti cartacei, oltre ad eliminare il rischio di smarrimento e rendere più veloce e facile la ricerca dei documenti.

Differenza tra fattura digitale e fattura cartacea tradizionale

Scegliendo di digitalizzare le fatture si avrà un passaggio dalla tradizionale fattura cartacea con firma, timbro e marca da bollo, ad una fattura in formato digitale sottoscritta con firma digitale e su cui si utilizzerà un bollo virtuale. Nel momento in cui verrà mandata in conservazione, inoltre, verrà apposta una marca temporale (timestamp), che certifica l’orario e data in cui il responsabile ha creato il file elettronico.

Il processo di conservazione digitale rende quindi un documento non deteriorabile nel tempo e garantisce integrità ed autenticità: può essere applicata non solo alle nuove fatture, ma può essere utilizzata anche per trasferire e processare in modo informatico anche fatture cartacee precedentemente emesse.

Come archiviare e conservare le fatture elettroniche

Chiunque emetta una fattura verso la Pubblica Amministrazione, è obbligato ad emetterla in formato elettronico specifico per la PA, secondo quanto stabilito dalla legge, ma anche a portarla in conservazione sostitutiva.

Ma anche chi emette fatture verso privati può scegliere di avvalersi della conservazione sostitutiva. Un professionista, società o impresa che voglia avvalersi della fatturazione elettronica e del processo di conservazione, deve apporre sul file la marca temporale (che identifica data e orario di creazione del file elettronico) e la firma digitale (per garantire la paternità di chi ha redatto la fattura). Se una fattura cartacea viene perfezionata con la consegna del documento, quando si ha a che fare con una fattura elettronica il perfezionamento avviene con la trasmissione del documento attraverso processi informatici quali PEC e posta elettronica con apposizione della firma digitale, che rende il documento immodificabile dopo la trasmissione e la ricezione da parte del destinatario.

Conservazione sostitutiva di documenti analogici

Per quanto riguarda gli operatori commerciali che desiderano trasferire su supporto informatico le fatture cartacee, il procedimento da seguire è il seguente:

Emettere la fattura originale con il software o procedere alla scansione del documento cartaceo.
Apporre la firma digitale.
Indicizzare la fattura: indicare numero progressivo, Partita IVA del cliente/fornitore, servizio/prodotto, per renderla subito rintracciabile nel sistema di gestione documentale.
Inserire il documento nell’apposito lotto di conservazione (cioè un insieme di fatture elettroniche emesse nello stesso spazio temporale)
chiusura del lotto con marca temporale e firma digitale da parte del Responsabile della conservazione sostitutiva.

A questo punto la copia cartacea può essere eliminata.

Fonte: Guidafisco