Come archiviare e conservare le fatture elettroniche

I vantaggi della conservazione sostituivaUtilizzare un sistema di archiviazione, gestione documentaleconservazione sostitutiva a norma di legge permette di creare, emettere, gestire, archiviare e conservare documenti in formato digitale (siano essi nativi o cartacei acquisiti tramite scanner).

Tra i documenti che possono essere mandati in conservazione a norma di legge troviamo anche le fatture elettroniche, anche se deve essere fatta una distinzione tra fatture elettroniche destinate alla PA (fepa) e quelle emesse da un professionista/azienda verso altro soggetto titolare di partita IVA o un privato.

Per le fepa, infatti, è previsto un percorso diverso, che richiede che la fattura destinata ad una PA venga presa in carico, accettata dal Sistema di Interscambio (SdI) e poi smistata alla specifica Amministrazione. Per questo tipo di fatture la legge prevede che, una volta processate, vengano archiviate e conservate secondo i termini di legge.

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

La conservazione sostitutiva a norma di legge comprende un insieme di procedure informatiche che garantiscono nel tempo l’integrità e validità dei documenti emessi, archiviati e conservati digitalmente. In questo modo una fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea tradizionale, ma aggiunge notevoli vantaggi in termini di tempo, spazio e costi.

Scegliendo di portare in conservazione sostituiva i propri documenti, si potrà liberare tutto lo spazio occupato fisicamente dai documenti cartacei, oltre ad eliminare il rischio di smarrimento e rendere più veloce e facile la ricerca dei documenti.

Differenza tra fattura digitale e fattura cartacea tradizionale

Scegliendo di digitalizzare le fatture si avrà un passaggio dalla tradizionale fattura cartacea con firma, timbro e marca da bollo, ad una fattura in formato digitale sottoscritta con firma digitale e su cui si utilizzerà un bollo virtuale. Nel momento in cui verrà mandata in conservazione, inoltre, verrà apposta una marca temporale (timestamp), che certifica l’orario e data in cui il responsabile ha creato il file elettronico.

Il processo di conservazione digitale rende quindi un documento non deteriorabile nel tempo e garantisce integrità ed autenticità: può essere applicata non solo alle nuove fatture, ma può essere utilizzata anche per trasferire e processare in modo informatico anche fatture cartacee precedentemente emesse.

Come archiviare e conservare le fatture elettroniche

Chiunque emetta una fattura verso la Pubblica Amministrazione, è obbligato ad emetterla in formato elettronico specifico per la PA, secondo quanto stabilito dalla legge, ma anche a portarla in conservazione sostitutiva.

Ma anche chi emette fatture verso privati può scegliere di avvalersi della conservazione sostitutiva. Un professionista, società o impresa che voglia avvalersi della fatturazione elettronica e del processo di conservazione, deve apporre sul file la marca temporale (che identifica data e orario di creazione del file elettronico) e la firma digitale (per garantire la paternità di chi ha redatto la fattura). Se una fattura cartacea viene perfezionata con la consegna del documento, quando si ha a che fare con una fattura elettronica il perfezionamento avviene con la trasmissione del documento attraverso processi informatici quali PEC e posta elettronica con apposizione della firma digitale, che rende il documento immodificabile dopo la trasmissione e la ricezione da parte del destinatario.

Conservazione sostitutiva di documenti analogici

Per quanto riguarda gli operatori commerciali che desiderano trasferire su supporto informatico le fatture cartacee, il procedimento da seguire è il seguente:

  • Emettere la fattura originale con il software o procedere alla scansione del documento cartaceo.
  • Apporre la firma digitale.
  • Indicizzare la fattura: indicare numero progressivo, Partita IVA del cliente/fornitore, servizio/prodotto, per renderla subito rintracciabile nel sistema di gestione documentale.
  • Inserire il documento nell’apposito lotto di conservazione (cioè un insieme di fatture elettroniche emesse nello stesso spazio temporale)
  • chiusura del lotto con marca temporale e firma digitale da parte del Responsabile della conservazione sostitutiva.

A questo punto la copia cartacea può essere eliminata.

 

Fonte: Guidafisco

 

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