Gestione documentale digitale e dematerializzazione: due tematiche sempre più al centro dell’attenzione, sia per le imprese che per le Pubbliche Amministrazioni.
Eliminare, o perlomeno ridurre, la quantità di carta utilizzata nelle aziende e nelle PA permette di ottimizzare processi, risorse e costi.

Sergio Panato, senior research & consulting manager di IDC Italia, fa il punto della situazione sull’adozione della dematerializzazione nelle attività quotidiane di imprese e PA con DataManager.

Se si parla di dematerializzazione si finisce per forza di cose a parlare anche di Digital Transformation, una trasformazione che sta investendo le aziende con sempre maggiore forza e pervasività. La quantità di informazioni trattate digitalmente è in continua crescita ed il fatto di digitalizzare anche l’enorme mole di documenti cartacei sta contribuendo notevolmente all’aumento del quantitativo di dati elaborati nei sistemi informativi ogni giorno.

Nonostante questa diffusione del digitale, spesso troviamo ancora documenti cartacei nelle realtà aziendali: ciò di cui ci si deve rendere conto è che la carta porta grandi inefficienze, legate alla gestione dei processi documentali tradizionali, che per forza di cose sono lenti, proni ad errori e smarrimenti.

Diventa quindi sempre più prioritario spostarsi verso il paradigma della dematerializzazione, andandolo ad applicare a tutti gli ambiti operativi e strategici dell’impresa.

Le limitazioni della gestione documentale tradizionale

Se ancora vi state chiedendo quali vantaggi concreti può portarvi la gestione documentale digitale, partiamo con l’illustrarvi quali inefficienze porta invece la gestione documentale tradizionale.

Condividere documenti tra le business unit, con i clienti, i partner ed i fornitori, può essere difficile seguendo un approccio tradizionale basato sui documenti cartacei.

Basti pensare alla lentezza legata all’invio tradizionale della documentazione, ad esempio tramite posta, o ai rischi legati allo scambio manuale di documenti: il cartaceo può andare perso e non arrivare mai a destinazione, oppure venire archiviato male, rendendo critica la ricerca del documento in un momento successivo.

E una volta ricevuto il documento cartaceo? Esso dovrà essere classificato, archiviato fisicamente, magari compilato manualmente: tutto questo porta ad alte probabilità di errore, riduzione della produttività e costi di gestione.

Gli approcci alla dematerializzazione

IDC ha messo in luce due principali approcci adottati dalle aziende per affrontare il problema della gestione dei documenti cartacei:

• Trasformazione intelligente dei documenti cartacei in formato digitale tramite scanner, multifunzione e print&scan tramite device mobile
• Creazione dei documenti direttamente in formato digitale, l’utilizzo di firme digitali, form elettronici, portali e siti web

La gestione digitale ed automatizzata dei flussi documentali: i vantaggi

Ma oltre alla creazione dei documenti, si pone il problema della loro gestione in modo efficiente. Ecco perché le aziende stanno investendo sempre più in soluzioni per l’automazione dei flussi documentali e software di Business process management (BPM).

IDC riporta al proposito alcuni interessanti dati riguardanti i vantaggi percepiti dalle aziende che hanno scelto di adottare soluzioni di automazione dei processi documentali e di dematerializzazione:

• Riduzione di più del 40% dei documenti cartacei prodotti e scambiati, con conseguente riduzione dei costi di stampa
• Risparmio di tempo, stimato in una media di 3 ore settimanali, nei processi legati alla gestione dei documenti
• Dimezzamento degli errori manuali
• Recupero delle informazioni 12% più rapido
• 41% in meno di costi di archiviazione
• Incremento di oltre il 40% nella produttività
• Maggior rispetto delle policy aziendali, protezione e sicurezza dei dati
• Maggior soddisfazione di clienti e dipendenti

I vantaggi derivanti dall’adozione di soluzioni di gestione documentale e di automazione dei processi, quindi, sembrano essere chiari alle aziende. Tuttavia Patano ci tiene a sottolineare che:

“tali soluzioni non possono da sole risolvere i problemi se non sono accompagnate da un processo di change management che aiuti gli utenti a comprenderne i reali benefici e che aiuti a portare miglioramenti incrementali per l’azienda”.

Capire se un progetto di dematerializzazione sta avendo successo

Secondo DataManager, per poter affermare che un progetto di dematerializzazione e digitalizzazione sta avendo successo, si devono prendere in considerazione tre aspetti principali:

• Aumento di efficienza riportato da utilizzatori e management, con conseguente riduzione delle tempistiche di elaborazione dei documenti e delle informazioni
• Riduzione dei costi di gestione delle informazioni
• Adeguamento e rispetto delle normative vigenti (si veda ad esempio il Codice dell’amministrazione digitale CAD per la Pubblica Amministrazione)

Dalla dematerializzazione dei documenti alla digitalizzazione dei processi

Rendere digitali i documenti cartacei rappresenta solamente una piccola ed indispensabile parte verso la trasformazione digitale del lavoro quotidiano che coinvolge i documenti. Infatti non sono solamente i documenti a dover essere resi digitali, ma si deve procedere ad una dematerializzazione di tutte quelle attività e processi che coinvolgono tutti questi documenti.

Un esempio concreto? La vendita e fatturazione di un bene scatena tutta una serie di processi documentali che possono essere digitalizzati ed automatizzati: dalla creazione dell’offerta, passando per la gestione dell’ordine del cliente e delle giacenze di magazzino, fino all’evasione dell’ordine stesso e sua fatturazione e contabilizzazione. In tutte queste fasi verranno coinvolti diversi attori (produzione, amministrazione, logistica, ufficio commerciale) e diversi tipi di documenti (offerte, distinte, ordini, fatture, DDT ecc.), che devono entrare a far parte del progetto di digitalizzazione.

Tutti i reparti e le funzioni aziendali possono quindi beneficiare di questa trasformazione digitale: si lavora meglio, con meno fatica e più velocemente.

Fonte: DataManager