Cos’è la Digitalizzazione

Per cominciare sfatiamo un mito: digitalizzare non significa semplicemente introdurre in azienda strumenti tecnologici a supporto del lavoro quotidiano.

La digitalizzazione prevede prima di tutto un cambiamento nella cultura aziendale, che porti a rivedere, ripensare e ridisegnare in ottica digitale i processi ed i flussi di lavoro quotidiani per renderli più efficienti.

Le tecnologie rappresentano quindi solo una parte della “Digitalizzazione”: sono gli abilitatori che supportano il raggiungimento di obiettivi di semplificazione, ottimizzazione e crescita.

La digitalizzazione dei processi può (o meglio, dovrebbe) coinvolgere tutte le funzioni aziendali, dall’amministrazione al marketing, dalla produzione all’ufficio acquisti, dalle risorse umane alle vendite.

In questo contesto risulta particolarmente interessante il modello del Digital Twin (“Gemello Digitale”), che prevede di creare una replica digitale di un prodotto o di un processo. Si tratta di un concetto ampiamente utilizzato nell’Industria 4.0 (soprattutto per la prototipazione) che può essere applicato anche in un’ottica più ampia ai processi aziendali.

Come si fa digitalizzazione: gli step e gli strumenti

Gli step di un progetto di digitalizzazione dei processi

Abbiamo già detto che un elemento di base fondamentale per digitalizzare i processi è costituito dall’aver dematerializzato tutta la documentazione: non è pensabile, infatti, gestire con strumenti digitali processi che coinvolgono documenti ancora in formato cartaceo. Il cuore del processo sono le informazioni digitali.

Fatta questa premessa, il primo step di un progetto di digitalizzazione dei processi aziendali prevede la definizione degli obiettivi che l’azienda desidera raggiungere.

Una volta definiti gli obiettivi, si effettua un’analisi degli attuali flussi di lavoro: per ogni processo si devono identificare i vari passi che lo compongono, le persone coinvolte in ognuno, le tempistiche, gli strumenti utilizzati; insomma, tutti gli elementi chiave che costituiscono quel determinato processo.

Grazie a questa mappatura, mettendo nero su bianco e rappresentando in forma grafica il flusso di lavoro as-is, si possono identificare eventuali inefficienze e colli di bottiglia.

Avendo ben chiaro il quadro di partenza ed i risultati che si desidera ottenere, si cominciano quindi a ridisegnare (o re-ingegnerizzare) i processi e si scelgono le tecnologie più adatte a gestirli digitalmente.

Si passa quindi alla costruzione di un prototipo di flusso di lavoro digitale, in cui le procedure vengono automatizzate e messe a sistema.

Seguendo quindi un approccio “a spirale”, si opera per affinamenti successivi: è fondamentale continuare a monitorare i KPI, raccogliere dati e misurare le performance, per identificare tempestivamente eventuali punti che necessitano di essere rivisti ulteriormente e rispondere a cambiamenti e nuove esigenze in modo tempestivo.

Una volta che il processo è stato ridisegnato, la formazione del personale è fondamentale, per dare a tutti gli attori coinvolti gli strumenti e le competenze necessarie per sfruttare al meglio le nuove modalità operative.

Ma non solo: è necessario accompagnare le persone in un percorso di Change Management (gestione del cambiamento), guidandole nella transizione verso nuovi obiettivi e modalità operative. In questo modo si potranno superare eventuali resistenze al cambiamento e semplificare l’abbandono di vecchie abitudini. La cultura aziendale è una leva fondamentale nella trasformazione digitale, e trascurare questo aspetto rischia di vanificare tutto il lavoro fatto per trasformare i processi aziendali in ottica digitale.

Gli strumenti per digitalizzare i processi aziendali

Dopo aver ridisegnato i processi, per trasporli in digitale è necessario il supporto di specifiche tecnologie.

Ed ecco che i nostri più preziosi alleati diventano le soluzioni di Workflow Management e Business Process Management (BPM).

Grazie a queste piattaforme è possibile disegnare ed implementare i flussi di lavoro in modalità digitale, definendo i vari passi che compongono il processo, le regole da seguire e gli utenti da coinvolgere.

In questo modo ogni persona viene guidata nell’esecuzione dei vari step e coinvolta tramite notifiche solamente nel momento in cui è richiesto il suo contributo.

Questi tool permettono inoltre di automatizzare le operazioni a scarso o nullo valore aggiunto e spesso ripetitive (ad es. creazione ed invio di e-mail e documenti, data entry, scambio di informazioni tra diversi applicativi ecc.), liberando tempo e risorse e riducendo gli errori.

Altro ruolo molto importante delle soluzioni di workflow e BPM è quello di tenere traccia in tempo reale dello stato di avanzamento del processo: in ogni momento posso sapere in che punto del flusso ci si trova, chi lo sta gestendo, quali azioni sono già state eseguite e quali sono i passi successivi.

Permettono inoltre di misurare ed analizzare le performance: avrete sempre traccia delle tempistiche di esecuzione di ogni step e potrete rilevare eventuali punti più critici (ad es. squilibri nell’assegnazione delle attività, step poco performanti, colli di bottiglia ecc.)

Quali processi è possibile digitalizzare?

Ogni azienda presenta al suo interno diversi tipi di processo, costruiti sulle caratteristiche e peculiarità dell’impresa. Ecco perché la fase di analisi iniziale è fondamentale per definire nel dettaglio ogni aspetto.

Vi sono però alcuni flussi di lavoro trasversali a diversi settori produttivi e funzioni aziendali che possono essere digitalizzati con successo. Tra questi hanno un ruolo importante i flussi documentali, che sono spesso complessi, coinvolgono moli importanti di informazioni e prevedono azioni ripetitive.

Ad esempio, i flussi approvativi si prestano molto bene alla digitalizzazione: sono composti da diversi step che seguono regole prestabilite e coinvolgono diversi responsabili, a volte appartenenti anche a diverse funzioni aziendali o esterni all’azienda.

Si pensi ad esempio all’approvazione di:

• Richieste d’ordine o d’acquisto da parte dell’ufficio acquisti
• Fatture passive/di acquisto e relativo pagamento
• Offerte di vendita da parte del cliente
• Contratti di fornitura da parte dell’ufficio acquisti e legale
• Richiesta di ferie, permessi o straordinari da parte dell’ufficio HR
• Fatture di vendita da inviare al cliente
• Regolamenti da distribuire ai dipendenti
• Partecipazione a gare d’appalto

Per ogni flusso approvativo si possono definire diverse regole, ad es. a quale utente approvatore verrà assegnato il task autorizzativo, sulla base degli importi, centri di costo o del fornitore/cliente.

Tema fortemente legato a quello dei flussi autorizzativi è quello della firma dei documenti. Anche in questo caso è possibile definire il percorso che ogni documento deve seguire e a quale utente dovrà essere assegnato per la firma digitale, sulla base di alcuni parametri definiti a monte.

Focalizzandoci sull’ambito amministrativo, soprattutto dopo l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, ciclo attivo e ciclo passivo possono essere gestiti in ottica completamente digitale, sfruttando a pieno le opportunità offerte dalla e-fattura.

Più in generale, l’intero ciclo dell’ordine può essere digitalizzato in ogni sua fase: dalla ricezione e gestione dell’ordine e delle giacenze di magazzino, alla consegna della merce, dall’invio della fattura fino alla gestione del pagamento e della contabilizzazione.

Altri esempi di flussi che possono essere digitalizzati:

I vantaggi della digitalizzazione

Cerchiamo ora di riassumere tutti i vantaggi che sono emersi durante questa panoramica sulla digitalizzazione dei processi aziendali:

Esempi di progetti di digitalizzazione aziendale

Nel corso dell’articolo abbiamo riportato alcuni esempi generici sui tipi di processi che possono essere digitalizzati all’interno dell’azienda.

Ma abbiamo molti progetti concreti e specifici, raccontati insieme ai nostri clienti, che possono dare un’idea più dettagliata di quanti e quali flussi possano essere trsaformati in ottica di digitalizzazione aziendale: