Riportiamo un’interessante analisi dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, riguardante il processo di stesura di contratti di compravendita ed i vantaggi portati dalla loro gestione e creazione digitale anzichè in formato cartaceo.

“Un contratto è un accordo, stipulato tra due o più parti, che si prefigge lo scopo di co­stituire, regolare o estinguere un rapporto di tipo giuridico-economico tra le parti. In ambito aziendale si utilizzano normalmente numerose tipologie di contratti: contratti di lavoro, contratti di leasing, contratti di compravendita, contratti di locazione, con­tratti di servizio, contratti assicurativi ecc.”

I contratti di compravendita sono una tipologia di contratto che, più di tutti gli altri tipi di contratto, si avvicina all’ambito del ciclo dell’ordine: i contratti infatti sono basilari in qualsiasi relazione commerciale tra partner, in quanto contiene tutte le condizioni e regole che entrambe le parti devono rispettare (ad es. modalità di emissione degli ordini, tempistiche di consegna, opzioni di pagamento ecc).

Perchè si arrivi alla firma da parte del fornitore/cliente, i contratti di compravendita devono seguire un complesso percorso fatto di scambi e condivisioni continui delle informazioni.

Il processo di gestione del contratto di compravendita

Il processo di gestione del contratto di compravendita prevede due fasi principali:

1. Definizione, negoziazione e stipula: questa prima fase si basa su workflow di definizione del documento, scambi di in­formazioni tra cliente e fornitore, fino a concludersi con la firma del contratto.
2. Gestione: riguarda il periodo di validità dell’accordo siglato, in cui può esservi la necessità di consultare quotidianamente il contratto da parte sia del cliente che del fornitore.

Esempio di flusso in cui il cliente guida la negoziazione

• Pianificazione e scrittura delle specifiche da parte del cliente, raggiunta facendo confrontare tra loro l’ufficio Acquisti e la funzione che fruirà della fornitura
• Negoziazione per fissare le condizioni specifiche da riportare nel contratto.
• Firme: le condizioni negoziate vengono inserite definitivamente all’interno del contratto. Per il cliente si attiva di conseguenza un workflow auto­rizzativo, che prevede eventuali modifiche e la firma del contratto. Il fornitore verifica il contratto firmato e lo restituisce al cliente controfirmato, attivandolo.
• Gestione: il contratto diventa quindi il repository delle informazioni necessarie per il rapporto cliente-fornitore durante il periodo di validità del documento.
• Archiviazione: il contratto viene infine archi­viato e conservato, divenendo il principa­le “strumento di verifica” della correttezza delle transazioni commerciali attivate tra cliente e fornitore.

Conservazione elettronica a norma dei contratti di compravendita

I contratti po­ssono essere conservati digitalmente seguendo le norme per la Conservazione Sostitutiva dei documenti informatici. L’azienda potrà scegliere tra una soluzione in house o in full-outsourcing:

• Conservazione Sostitutiva per singolo contratto: prevede che ogni singolo contratto in formato digitale venga firmato digitalmente dalle controparti, per poi essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione, il quale appone anche la marca temporale;
• Conservazione Sostitutiva per più contratti:
  • Conservazione Sostitutiva di tipo “diretto”: creazione di un unico file compresso contenente tutti i contratti in questione, firmati digitalmente. Come per il signolo contratto, verranno poi apposte la firma digitale del responsabile della conservazione e la marca temporale.
  • Conservazione Sostitutiva di tipo “indiretto”: non viene creato un file compresso con i singoli contratti firmati digitalmente, ma un lotto di chiusura contenente le impronte dei singoli contratti (sempre firmati digitalmente); anche in questo caso vengono poi apposte la firma digitale del responsabile della conservazione e la marca temporale.

Il processo di Conservazione Sostitutiva dei contratti va ultimato entro 1 anno dalla sottoscrizione.

I benefici stimati

Dalle informazioni raccolte da 241 organizzazioni che hanno partecipato ad una Survey dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Polimi, è emerso che sono circa 100 milioni i contratti di compravendita attivi, annualmente, nelle aziende italiane. 

 “Il beneficio unitario ottenibile grazie alla dematerializzazione dei contratti di compraven­dita è legato principalmente alla possibilità di supportare in maniera efficace i workflow, sia interni che esterni, che sono necessari nella fase di stipula del contratto: la demateria­lizzazione consente di condividere più facilmente le informazioni e di collaborare, anche a distanza, alla realizzazione di documenti che per la loro stessa natura devono essere condivisi da più soggetti.”

Per quanto riguarda i workflow e l’archiviazione digitale, è stato stimato un beneficio unitario di alcune decine di euro a contratto, vale a dire un risparmio annuo potenziale per il sistema Paese di circa 3 Miliardi di Euro.

Fonte: Digital4Biz

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