La dematerializzazione dei documenti: il primo passo verso l’azienda efficiente

01 Feb 2022 La dematerializzazione dei documenti: il primo passo verso l’azienda efficiente

Posted at 15:41h in Focus On di Arket Spa

La dematerializzazione dei documenti è un passaggio fondamentale per ogni impresa che desideri tagliare costi ed ottimizzare il lavoro quotidiano.

Il digitale sta entrando sempre più nelle nostre vite e le imprese che vogliono continuare ad essere competitive in questo momento di rapidi cambiamenti devono essere pronte ad entrare nell’ottica della Trasformazione Digitale.

Molte aziende hanno già intrapreso percorsi in questo senso, altre cominciano solo ora ad approcciarsi alla questione ed approfondirla.

A volte, siamo talmente abituati a lavorare in un certo modo, che non pensiamo possano esserci modi più efficienti di eseguire determinate operazioni, ma la verità è che si può sempre migliorare.

Uno dei punti di partenza in questo senso è proprio la dematerializzazione dei documenti: in questo articolo vedremo che cosa si intende con il termine “dematerializzazione”, perché è necessario liberarsi della carta, da quali documenti partire a dematerializzare, quali sono gli step da seguire e gli strumenti che ci possono supportare in questo senso. Scopriremo insieme quali vantaggi può portare la dematerializzazione nelle imprese ed esempi concreti di progetti di questo tipo.

Indice dei contenuti

Cos’è la Dematerializzazione

La dematerializzazione è un processo che consiste nell’abbandonare l’utilizzo di documenti cartacei a favore di quelli digitali. Questo obiettivo si può raggiungere:

Trasformando in formato digitale, tramite scansione, tutti i documenti già esistenti in formato cartaceo negli archivi, andando a sostituirli.
A monte, creando tutti i documenti in formato elettronico e gestendoli tramite strumenti digitali, di modo da eliminare la necessità di stamparli.

Da una ricerca IDC è emerso che il 55% dei documenti utilizzati nelle aziende nasce e vive ancora su supporto cartaceo e che la gestione del cartaceo assorbe in media 3,6 ore a settimana per ogni lavoratore.

Scegliere di eliminare la carta e rendere l’ufficio paperless, quindi, è una priorità per ogni azienda privata o pubblica amministrazione che desideri migliorare la propria produttività e tagliare i costi.

L’essere vincolati ai documenti cartacei, infatti, crea tutta una serie di inefficienze nel modo di lavorare quotidiano di tutti i reparti aziendali.

La dematerializzazione non è però un’attività fine a sé stessa: rappresenta invece lo step iniziale per trasformare il documento in un elemento attivo, che porta con sé informazioni che possono essere sfruttate a pieno solo se inserite all’interno di processi digitali.

Non basta quindi riversare tutto il cartaceo in formato digitale, sostituendo gli archivi tradizionali con quelli elettronici, ma è necessario ripensare anche il modo in cui le informazioni presenti all’interno dei documenti vengono gestite e processate: in sintesi, i veri benefici si ottengono rivedendo in ottica digitale i processi aziendali che coinvolgono questi documenti.

I costi della carta: perché è giunta l’ora di eliminare i documenti cartacei

I processi di gestione dei documenti cartacei sono onerosi sotto molti aspetti:

Costi di stampa ed archiviazione fisica dei documenti
Grande dispendio di tempo e risorse per archiviare, classificare e ricercare i documenti
Impatto ambientale legato all’utilizzo di carta ed inchiostro per la stampa ed allo smaltimento dei documenti non più utilizzati
Difficoltà nell’archiviare e classificare i documenti in modo univoco, con il rischio di errori e necessità di stampare più copie dello stesso documento per archiviarlo in faldoni diversi
Lentezza e difficoltà di condivisione, sia internamente che esternamente all’azienda, con dilatazione dei tempi, rischi di smarrimento ed inefficienza
Rischi per la sicurezza e la privacy, con difficoltà a controllare chi può avere accesso a specifici documenti
Presenza di documenti duplicati e di copie diverse e non aggiornate
Errori nell’effettuare il data entry manuale delle informazioni contenute nei documenti all’interno del sistema informativo aziendale

Un altro tema poi oggi molto sentito è quello dello smart working: non è pensabile che i dipendenti portino avanti e indietro dall’ufficio faldoni pieni di documenti cartacei per poter continuare ad operare e portare a termine le proprie attività anche da casa.

Questo sia per un motivo, già citato, relativo alla sicurezza, sia in termini di efficienza: ad esempio se mi accorgo che manca un documento dovrò tornare a ricercarlo fisicamente negli archivi cartacei in ufficio, se lo stesso documento serve a più persone ognuna dovrà farsi una copia e così via. Si entra quindi in una spirale di complessità ed inefficienze che ostacolano la produttività.

Nonostante sia evidente che l’utilizzo di documenti cartacei comporti costi importanti, uno studio Quocirca ha messo in luce i motivi che più frequentemente ostacolano il completo passaggio dal cartaceo al digitale, legati a bisogno del settore produttivo, alla maturità tecnologica dell’azienda, alle normative vigenti o alle abitudini delle persone:

Per il 55% la necessità di firmare fisicamente il documento
Per il 48% clienti e fornitori continuano ad inviare documenti cartacei
Per il 41% i dipendenti preferiscono la carta
Per il 36% vi sono resistenze di tipo culturali – avversione al cambiamento
Per il 34% motivi di conformità
Per il 32% vi è mancanza di comprensione delle potenzialità delle soluzioni paper-free.

Come si fa la dematerializzazione: gli step e gli strumenti

Tutti gli ostacoli appena visti nei risultati dello studio Quocirca possono essere facilmente superati seguendo un corretto approccio alla dematerializzazione e affidandosi a strumenti tecnologici specifici.

Come prima cosa, dobbiamo scegliere da quali documenti partire per dematerializzare.

Da quali documenti partire per la dematerializzazione?

Davide Cattane dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, Politecnico di Milano suggerisce di partire dai documenti che presentano queste cinque caratteristiche chiave:

Consistente dimensione fisica e ampia diffusione del tipo di documento, da cui deriva un elevato impiego di materiali consumabili (carta, inchiostro, cartelline, faldoni) e costi legati all’occupazione dello spazio dedicato agli archivi fisici
Elevato grado di dispersione nell’organizzazione, che comporta attività di gestione destrutturate e disallineate da quelle scelte dai colleghi: in sostanza documenti che vengono gestiti da più persone all’interno di reparti aziendali diversi con modalità non univoche
Frequente necessità di accesso al documento, attività che hanno un impatto importante in termini di tempo dedicato per ricercare e consultare i documenti
Significativo impatto sui processi di interfacciamento: se i documenti devono uscire dall’azienda ed essere scambiati con i partner commerciali (clienti, fornitori, rivenditori), si ha un impatto importante sulla velocità di questi scambi, sulla possibilità di automatizzare la gestione delle informazioni e sugli errori che possono subentrare durante queste attività
Presenza di obblighi o rischi nella conservazione, ad es. documenti che devono essere conservati a vita, determinando la presenza di archivi cartacei enormi e difficilmente gestibili.

Il beneficio unitario stimato derivante dalla dematerializzazione di queste tipologie di documenti va dai 50€ ai 150€ a fascicolo.

Gli step da seguire e gli strumenti a supporto della dematerializzazione

Come dicevamo, per un progetto di dematerializzazione di successo è necessario seguire vari step ed affidarsi agli strumenti tecnologici giusti.

1. Acquisizione del documento cartaceo

Il primo passo consiste ovviamente nella conversione del documento cartaceo in un formato digitale.

Per fare questo è possibile utilizzare scanner, multifunzione, print&scan tramite device mobile, che permettano di acquisire una copia di buona qualità e fedele all’originale.

2. Archiviazione e classificazione

L’alleato fondamentale in questa fase è un software di gestione documentale.

Pensare infatti di archiviare i documenti digitali all’interno di cartelle e sottocartelle su pc, anche se condivise all’interno dell’organizzazione, vanificherebbe la maggior parte delle opportunità offerte dalla dematerializzazione e dalla digitalizzazione.

Ognuno potrebbe infatti nominare i file come preferisce, con il rischio che ci siano doppioni dello stesso documento salvati con nomi diversi, o versioni diverse dello stesso documento. Anche la scelta di dove salvare uno specifico documento sarebbe del tutto arbitraria.

Senza contare poi le difficoltà che comporta la ricerca di un documento in un “archivio” organizzato in questo modo. Inoltre, non si ha traccia delle operazioni effettuate sui documenti (modifiche, invii tramite e-mail ecc.) e non è possibile controllare in modo efficiente le autorizzazioni per l’accesso al documento.

Un software di archiviazione e gestione documentale risolve tutti questi problemi, oltre ad agevolare l’interscambio di documenti ed informazioni sia all’interno dell’azienda che con l’esterno, e a rendere il documento un elemento vivo che si innesta in processi digitali ed automatizzati.

3. Protocollazione

Protocollare i documenti significa registrarli in modo univoco, assegnando ad ognuno un codice di identificazione nel momento in cui viene inserito all’interno del sistema informativo. In questo modo si certifica provenienza e data di acquisizione del documento ed è un passaggio obbligatorio per le Pubbliche Amministrazioni.

Affidarsi ad una soluzione di protocollazione digitale permette di non dover stampare i documenti ed inoltre assicura che venga sempre apposto l’identificativo corretto al documento.

4. Firma elettronica

Una tematica che può frenare i progetti di dematerializzazione è quello della firma dei documenti.

Molto spesso, infatti, vi è la necessità di scambiare documenti, sia internamente all’azienda che con l’esterno, per farli sottoscrivere o approvare e per questo motivo vengono stampati, firmati e riacquisiti tramite scanner per l’archiviazione digitale, mentre l’originale viene conservato in un archivio fisico. Si pensi ad esempio a contratti, offerte, DDT, fatture…

Ma è veramente necessario seguire questo tipo di procedura?

Per fortuna anche in questo caso vi sono diversi strumenti che ci consentono di mantenere un’ottica totalmente paperless. Esistono infatti diversi tipi di firma digitale ed elettronica, che garantiscono differenti livelli di sicurezza e validità giuridica. Si può quindi scegliere quella più adatta al tipo di processo in cui deve essere utilizzata.

5. Portale per clienti, fornitori e dipendenti

Un modo efficiente di condividere i documenti in modo digitale con clienti, fornitori e dipendenti è tramite un portale web.

Con questo strumento è possibile mettere a disposizione di specifici utenti tutta la documentazione che li riguarda ed al contempo coinvolgerli nelle attività che devono essere effettuate su uno specifico documento.

Ad esempio, potrei condividere con un cliente un’offerta di vendita e dargli la possibilità di accettarla o rifiutarla, il tutto senza dover stampare nemmeno un foglio.

Oppure potrei dare la possibilità ad ogni fornitore di inserire la data di prevista consegna relativa ad uno specifico documento d’ordine.

O ancora, creare un vero e proprio fascicolo del dipendente, a cui ognuno può accedere per consultare e scaricare tutta la documentazione che lo riguarda (ad es. cedolini, regolamenti aziendali, CUD ecc.)

6. Conservazione a norma

L’ultimo passo fondamentale per poter eliminare definitivamente tutti i documenti cartacei è la conservazione digitale a norma. Il sistema di conservazione, infatti, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

La normativa prevede che la conservazione a norma possa essere svolta:

All’interno della propria struttura organizzativa (conservazione In House)

Affidandola totalmente o parzialmente ad altri soggetti pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’AgID (conservazione in Outsourcing)

La conservazione elettronica è ormai conosciuta da tutte le imprese: con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, infatti, è stato previsto anche l’obbligo di conservare a norma digitalmente questo tipo di documenti. In questo modo non è necessario stampare le fatture attive e passive.

È importante sapere che potenzialmente qualsiasi tipo di documento può essere portato in conservazione sostitutiva a norma di legge: DDT, ricevute e scontrini, bilanci, F23 e F24, libro giornale, registri IVA, CU, contratti, offerte ecc.

Ne consegue che, dopo aver convertito i miei documenti cartacei in documenti digitali, posso archiviarli digitalmente ed inviarli in conservazione elettronica a norma.

Una volta che i miei documenti sono stati conservati a norma posso procedere ad eliminare tutto il cartaceo originale.

I vantaggi della dematerializzazione

Arrivati a questo punto della nostra panoramica sulla dematerializzazione, il fatto che può portare importanti vantaggi a qualsiasi impresa è evidente.

I vantaggi della dematerializzazione in sintesi:

Riduzione dei costi relativi alla gestione ed archiviazione dei documenti cartacei: si risparmiano carta, inchiostro, materiali di cancelleria, ore di lavoro e spazio

Crescita della produttività e dell’efficienza
In ottica green, un minor impatto ambientale
Riduzione del tasso d’errore legato alle operazioni manuali di gestione tradizionale dei documenti cartacei
Maggior velocità nella gestione e condivisione dei documenti
Accesso ovunque ed in qualsiasi momento a tutte le informazioni
Rapidità di reperimento dei documenti
Miglioramento della collaborazione, sia internamente che con clienti, fornitori, partner.
Possibilità di offrire un miglior servizio e customer experience ai propri clienti
Pieno controllo sui processi che coinvolgono i documenti e tracciabilità, con conseguente trasparenza e qualità nella gestione delle informazioni

Esempi applicativi

L’obbligo di fatturazione elettronica ci ha portato un grande esempio di come dematerializzare un certo tipo di documento scateni una reazione a catena positiva anche su tutti i processi correlati.

Ad esempio, si potrebbe sfruttare l’impulso della fatturazione elettronica per dematerializzare, digitalizzare e automatizzare tutto il ciclo dell’ordine di vendita (order to cash):

Ricezione della richiesta d’ordine
Creazione dell’offerta
Gestione dell’approvazione e della firma dell’offerta
Creazione e gestione dell’ordine
Gestione della documentazione di magazzino e di produzione
Evasione dell’ordine con gestione dei Documenti di Trasporto
Fatturazione al cliente
Registrazione del pagamento

In questo flusso è necessario il continuo interscambio tra diversi reparti aziendali (ufficio commerciale, produzione, logistica, amministrazione) e con il cliente di molti documenti di tipologia diversa (offerte, ordini, DDT, fatture, distinte di pagamento ecc.): è evidente quindi, sulla base di quanto vi abbiamo raccontato fino ad ora, come diventi molto più semplice, fluido ed efficiente gestire tutto questo processo digitalmente anziché restando ancorati alle tradizionali procedure cartacee.

Nell’immagine qui sotto sono riportati i risultati di uno studio dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano relativo ai benefici legati alla digitalizzazione di diverse tipologie di documenti.

Il risultato è una matrice che li organizza e classifica in base alla “diffusione del documento (su base annua)” e al “beneficio unitario” legato alla digitalizzazione.

Questo è solo un breve esempio di uno degli ambiti in cui la dematerializzazione può essere applicata in azienda, ma i casi applicativi sono tantissimi: