Digital Transformation: una guida per le imprese che vogliono crescere

Di Digital Transformation si parla ormai da diversi anni, ma sicuramente l’emergenza legata al Covid-19 ha dato ulteriore impulso a questa tematica: le imprese sentono sempre più la necessità di mettersi in gioco su questo fronte, per poter affrontare con successo le sfide lanciate dai cambiamenti che tutti noi stiamo vivendo.

Basti pensare allo Smart Working e al modo in cui ha imposto a qualsiasi azienda di rivedere in ottica digitale il modo di lavorare quotidiano. Ma questo è solo uno dei tanti aspetti legati alla Trasformazione Digitale.

Per potersi addentrare in un processo di Digital Transformation ed affrontarlo con successo è necessario avere ben chiaro, prima di tutto, cosa si intende veramente per Trasformazione Digitale, quali vantaggi può portare all’impresa, come costruire nel miglior modo possibile un percorso di questo tipo, quali aspetti di un’organizzazione coinvolge.

 

Hai qualche dubbio o senti il bisogno di approfondire alcuni di questi punti?

Sei nel posto giusto: sono proprio queste alcune delle tematiche che affronteremo in questo articolo, per aiutarti ad avvicinarti in modo consapevole alla Trasformazione Digitale.

Cos’è la Digital Transformation

Di Trasformazione digitale se ne parla sempre di più, ma resta ancora poco chiaro che cosa si intenda veramente con questa espressione. Dare una definizione univoca non è semplice, perché si tratta di un ambito che, come fa intuire il termine stesso, è in continua evoluzione e coinvolge moltissimi aspetti, sia interni che esterni all’impresa.

Possiamo partire con il dire che la Digital Transformation (o Trasformazione Digitale in italiano) è un percorso di innovazione che prevede un insieme di cambiamenti in tutti gli aspetti del business, a livello di cultura, organizzazione, metodologie di lavoro e sociale, abilitato dall’applicazione di tecnologie e strumenti digitali.

È importante quindi non confondere la Trasformazione Digitale con la semplice adozione di nuove tecnologie. Nella Digital Transformation le persone coinvolte (dipendenti, clienti, fornitori, partner) non utilizzano passivamente le tecnologie adottate, ma sono protagoniste del processo di trasformazione. Gli strumenti digitali diventano quindi un supporto all’elemento umano, ed è necessario che siano inseriti in un contesto in cui sono presenti cultura digitale e persone pronte a mettersi in gioco.

La parola chiave è appunto “cambiamento”: le imprese che intraprendono un percorso di Trasformazione Digitale si affidano alla tecnologia per trasformare processi, modelli operativi e di business e cultura aziendale, definendo anche attività di change management a supporto delle persone, che le aiutino a superare eventuali resistenze e timori (il famoso “abbiamo sempre fatto così”).

Quando si è iniziato a parlare di Trasformazione digitale, ormai diversi anni fa, si utilizzava questo termine come sinonimo di “dematerializzazione”. Certo, la conversione dei documenti da un formato cartaceo analogico ad uno digitale è un presupposto fondamentale, ma è solo una piccola parte di quello che significa oggi Digital Transformation.

Un ulteriore step permette di sfruttare nel miglior modo possibile queste informazioni digitali andando a digitalizzare i processi, per semplificarli, migliorarli e renderli più efficienti.

Ma questi processi, una volta digitalizzati, possono anche essere automatizzati, aumentandone ancora di più l’efficienza, eliminando gli errori e riducendo i costi.

Da qui si apre un mondo, grazie all’instaurarsi di un circolo virtuoso per cui la digitalizzazione è in grado di dare impulso allo sviluppo tecnologico e viceversa le nuove tecnologie alimentano a loro volta i processi di digitalizzazione.

Si tratta quindi di una grande opportunità da cogliere al volo.

C’è, infatti, una necessità sempre crescente per le imprese di trasformarsi, per continuare ad essere competitive in un mercato in costante evoluzione. Questo bisogno si è accentuato ancora di più in un momento storico come quello che stiamo vivendo, in cui l’emergenza Covid ha aumentato le incertezze e modificato senza preavviso il modo di vivere e lavorare di tutti noi.

Obiettivi, vantaggi e opportunità della Trasformazione Digitale

Perché quindi la tua impresa dovrebbe scegliere di intraprendere un percorso di Digital Transformation? Quali vantaggi e opportunità potrai cogliere?

Per essere sempre pronti al cambiamento ed emergere nel mercato

rispondendo con tempestività e flessibilità, continuando ad essere competitivi rispetto alla concorrenza, anche quando il contesto in cui si opera muta.

Per migliorare i processi aziendali ed aumentare la produttività:

processi digitali e automatizzati sono più semplici, rapidi, efficienti, flessibili, comportano meno errori e quindi minori costi, permettono di svincolare il personale da attività ripetitive e a scarso valore aggiunto, per concentrarsi sulle attività veramente strategiche per il business.

Per migliorare la customer experience:

grazie alle tecnologie è possibile rispondere sempre meglio e in modo tempestivo alle richieste dei clienti, anche nel momento in cui le loro esigenze cambiano. Sarà così possibile fornire esperienze personalizzate e coinvolgenti, che accrescono la soddisfazione e di conseguenza permettono di fidelizzare la clientela ed aumentare le vendite.

Per sfruttare la possibilità di esplorare nuovi ambiti e mercati

che senza il supporto della tecnologia non sarebbero approcciabili.

Per offrire prodotti e servizi di maggior qualità,

che rispondono alle specifiche esigenze dei clienti, in tempi più brevi, grazie a processi flessibili, efficienti e misurabili.

Per una maggior soddisfazione del personale:

le persone sono il cuore pulsante della Trasformazione Digitale e questo permette di creare un ambiente che le valorizza e mette al centro i loro bisogni. Inoltre, una migliore condivisione delle informazioni porta maggior collaborazione ed incentiva il lavoro di squadra, la semplificazione dei processi lavorativi permette ad ognuno di concentrarsi solo sugli aspetti strategici per il business e quindi di impegnarsi in attività maggiormente stimolanti. La necessità di aggiornare le proprie competenze per supportare la Trasformazione Digitale crea poi nuove prospettive di crescita.

La strada verso la Digital Transformation: strategie, percorsi e best practices per il cambiamento di successo

Diciamo fin da subito che non esiste una soluzione o un percorso univoco da intraprendere per portare la Trasformazione Digitale in azienda: si deve infatti partire dal presupposto che ogni impresa ha le proprie peculiarità e specifiche esigenze e deve quindi costruire passo passo ciò che per la sua realtà è più adatto e vantaggioso. Tutto dipende dal punto di partenza dell’impresa e dalla sua capacità di farsi accompagnare nel cambiamento.

Si deve considerare poi che si tratta di un percorso strategico a lungo termine che deve coinvolgere tutti i settori aziendali, fatto di continue evoluzioni e miglioramenti.

Non esiste un unico punto di arrivo, ma un viaggio in cui si susseguono traguardi da raggiungere, uno dopo l’altro.

È evidente quindi quanto sia fondamentale definire attentamente a monte una strategia che ci guidi durante tutto il percorso, in cui integrare gli strumenti digitali più adatti e supportata dal giusto mindset.

Per prima cosa è necessario analizzare la situazione di partenza per mappare i flussi di lavoro attuali e definire il livello di maturità digitale, le esigenze di clienti, partner, collaboratori, quali competenze e tecnologie sono presenti.

Da questa prima analisi emergerà cosa potremmo e dovremmo offrire di diverso per rispondere ai bisogni degli attori con cui interagiamo tutti i giorni e quali sono i punti da migliorare nel modo di operare quotidiano dell’azienda.

Potremo quindi definire degli obiettivi concreti, specifici e circoscritti da raggiungere.

Da qui si potrà pianificare il percorso di trasformazione digitale: è importante partire da progetti circoscritti da cui ottenere rapidi successi e successivamente espandere la trasformazione ad altri ambiti più complessi; in questo modo ogni progetto potrà dare impulso a quello successivo. Si procede passo dopo passo, mattoncino dopo mattoncino.

Nella fase di pianifica si andrà quindi a definire una roadmap in cui esplicitare:

  • gli attori da coinvolgere
  • quali miglioramenti implementare e come farlo
  • le tempistiche
  • gli strumenti digitali da adottare
  • il budget
  • le competenze da formare o aggiornare
  • le attività necessarie per creare la giusta cultura digitale

In tutto questo percorso l’utilizzo di KPI (key performance indicators) è fondamentale: analizzare i dati ed avere degli indicatori di performance ci consente di focalizzarci sugli obiettivi ed avere ben chiaro il punto della situazione. Solo così potremo avere costantemente il controllo sulla fase del percorso in cui ci troviamo e sapere in real time come sta procedendo, identificando tempestivamente eventuali criticità che richiedono di rivedere quanto inizialmente pianificato.

Altro fattore fondamentale in tutte le fasi è la comunicazione, che deve essere trasparente e capillare per condividere e sostenere costantemente le nuove strategie adottate, coinvolgendo tutta l’organizzazione.

3 tematiche che non possono mancare in un percorso di Trasformazione Digitale

Ci sono almeno tre tematiche che ogni impresa deve affrontare se vuole costruire un percorso di Trasformazione Digitale di successo:

  • Dematerializzazione dei documenti
  • Digitalizzazione dei processi
  • Automazione dei processi

Dematerializzazione dei documenti

 

Un primo fondamentale passo per trasformare digitalmente l’azienda è quello di svincolarsi dalla carta. Non è possibile, infatti, digitalizzare il modo di lavorare e sfruttare informazioni e dati al meglio se si fa massicciamente affidamento a documenti analogici.

Prendiamo come esempio lo smart working, che la maggior parte di noi ha dovuto, per forza di cose, introdurre nel quotidiano: come è possibile lavorare da un posto diverso dalla sede aziendale, se tutti i documenti che ci servono per portare a termine le nostre attività sono cartacei? Sicuramente portarsi a casa faldoni pieni di carta non è la soluzione migliore, sia per un discorso di efficienza sia dal punto di vista della sicurezza e della riservatezza.

Ecco perché è necessario prima di tutto passare per una fase di dematerializzazione, che permette di sostituire i documenti cartacei con documenti digitali: questo significa convertire tutta la documentazione cartacea esistente in formato digitale, acquisendola nel sistema informativo tramite scanner, ed iniziare a gestire in modo centralizzato con soluzioni di gestione documentale sia questi documenti convertiti in digitale, che tutta la documentazione che nasce digitale ma poi spesso nei flussi di lavoro quotidiani viene stampata e gestita in forma “analogica” (ad es. per essere controllata, approvata, firmata…), vanificando di fatto tutti i vantaggi di avere un documento nativamente digitale.

Senti il bisogno di approfondire il tema della dematerializzazione?

 

Leggi la nostra guida per avere più chiaro cosa si intende con il termine “dematerializzazione”, come liberarsi dalla carta (step e strumenti), quali vantaggi può portarti ed esempi concreti di progetti.

Digitalizzazione dei processi

 

Una volta costruita la nostra base digitale, eliminando dal lavoro quotidiano i documenti cartacei, siamo pronti a fare un ulteriore passo avanti: digitalizzare i processi.

Questo significa rivedere in ottica digitale i processi e codificare i flussi di lavoro all’interno del sistema informativo, grazie a piattaforme software dedicate: ogni persona, quindi, sarà guidata nell’esecuzione delle operazioni corrette e verrà coinvolta nel processo, tramite notifiche, solamente nel momento in cui è necessario il suo intervento.

Questo significa accrescere in modo importante l’efficienza, ridurre i tempi di svolgimento delle operazioni ed eliminare gli errori, soprattutto per i flussi di lavoro più complessi che prevedono molte fasi ed il coinvolgimento di diverse persone e reparti aziendali.

Si avrà poi sempre traccia dello stato di avanzamento dei processi: questo permette di identificare ed intervenire su eventuali colli di bottiglia, in ottica di miglioramento continuo, e di misurare con dati oggettivi le performance (ad es. tempo medio di gestione di un determinato flusso).

Cambiano così anche le comunicazioni: la condivisione e lo scambio di documenti ed informazioni diventano molto più rapidi, si elimina il rischio di smarrimento di documenti, di avere copie duplicate o versioni differenti dello stesso documento che circolano e soprattutto si ha sempre traccia del momento in cui uno specifico file è stato condiviso e con chi.

Automazione dei processi

 

Ora che i nostri documenti e processi sono stati trasformati in ottica digitale, è possibile andare ad identificare quali operazioni a scarso valore aggiunto ed alto tasso d’errore possono essere automatizzate, il tutto a beneficio della produttività aziendale.

Ad esempio, il data entry manuale delle informazioni contenute nei documenti all’interno del sistema informativo aziendale è un’operazione ripetitiva, ad alto tasso d’errore e che, anche se necessaria, non rientra tra le attività strategiche per l’impresa.

Avere documenti in formato digitale significa poter estrarre da essi le informazioni e delegare a soluzioni di automazione (Robotic Process Automation) l’inserimento di queste informazioni nei software aziendali (ad esempio gestionali ed ERP).

Si pensi a quelle realtà che ogni giorno ricevono migliaia di fatture fornitore, che devono essere controllate una ad una per verificare la corrispondenza tra quanto presente in fattura e quanto riportato ad esempio nel DDT o a magazzino e poi inserite a gestionale.

Decidere di automatizzare questo processo significa affidare ad un software specifico il compito di estrarre le informazioni, effettuare i confronti e procedere con il data entry. L’operatore sarà così coinvolto solamente nel caso in cui il software identifichi delle anomalie e potrà attivarsi per risolvere l’incongruenza.

Si dà quindi alle persone la possibilità di dedicare più tempo ad operazioni più stimolanti – in cui è la capacità di problem solving a fare la differenza – e strategiche per il business.

In sintonia con quella che è la “filosofia” della Digital Transformation, si costruiscono percorsi di crescita della persona, in grado di valorizzare le sue capacità: ci si focalizza su competenze specifiche come collaborazione, comunicazione o un approccio creativo al problem solving, piuttosto che sulla capacità di completare velocemente task ripetitivi.

La Trasformazione Digitale è un’opportunità che tutte le imprese devono cogliere

Dopo questo viaggio nel mondo della Trasformazione Digitale, ti sarà sicuramente più chiaro che si tratta di un percorso strategico per ogni impresa che desideri migliorarsi, essere sempre competitiva e rispondere in modo efficace alle sfide quotidiane.

 

I progetti di Digital Transformation possono e devono essere applicati a tutti gli ambiti aziendali, dalla produzione all’amministrazione, dagli acquisti alle risorse umane, dal marketing all’ufficio qualità, coinvolgendo l’intera organizzazione e le persone che ne fanno parte.

Le tecnologie che si possono sfruttare sono tantissime, così come gli ambiti di applicazione di ognuna: software di automazione e RPA (Robotic process automation), piattaforme di gestione documentale e BPM (Business Process Management), servizi in cloud, app mobile, Big data e analytics, Intelligenza Artificiale, Internet of Things, Machine learning, manufacturing additivo e stampa 3D…

 

Vorresti farti un’idea più precisa di qualche progetto interessante da implementare in un percorso di Trasformazione Digitale?

 

Ecco alcuni esempi di progetti di digitalizzazione costruiti insieme ad imprese di diversi settori ed in molteplici reparti aziendali: