Digitalizzare il ciclo dell’ordine: dall’ordine alla liquidazione della fattura

Un ordine viene solitamente inviato in formato cartaceo o digitale e – se digitale – in forma non strutturata, quindi sotto forma di un documento PDF.

Lo stesso vale per il Documento di Trasporto (DDT) – inviato di solito in formato cartaceo al momento della consegna delle merce – e per la fattura (che da gennaio 2019 dovrà essere obbligatoriamente inviata in formato elettronico strutturato tramite SDI, con file XML secondo il tracciato Fattura Elettronica definito dall’Agenzia delel Entrate).

A questo punto devono essere effettuate verifiche sia formali che sostanziali sulla fattura e sulla regolare esecuzione della fornitura o servizio.

Come digitalizzare il ciclo dell’ordine

In generale in questo momento stiamo assistendo ad un’iniziale digitalizzazione dei documenti del ciclo dell’ordine:

  • il documento non strutturato può essere un ottimo punto di partenza per la gestione digitale di ciò che prima era cartaceo: ad esempio vi è la possibilità di non inviare più il DDT in formato cartaceo insieme alla merce spedita dal magazzino, ma esso può essere recapitato in formato elettronico e arrivare ancora prima della merce stessa, per essere archiviato poi da un software di gestione documentale.
  • il documento cartaceo richiede un trattamento manuale dei dati, con notevole dispendio di energie in attività di inserimento dati, soprattutto da parte del soggetto ricevente.

Si può prendere come esempio ciò che avviene per i contratti di fornitura di generi alimentari per il servizio di mensa, e che vale per tutti i contratti continuativi di fornitura, in cui il controllo della corrispondenza tra beni consegnati e poi fatturati è esclusivamente manuale, con dispendio di tempo e di energie sia da parte del cliente che del fornitore.

Per completare il percorso di digitalizzazione, si potrebbe pensare di definire un tracciato standard per le tipologie di documenti che precedono la fattura – ordine e DDT. Ciò darebbe la possibilità di gestire automaticamente i dati in essi contenuti, rendendo completa la digitalizzazione del ciclo dell’ordine, in cui si utilizzano documenti digitali, ma soprattutto strutturati.

Per far sì che il formato strutturato dei documenti (ordine e DDT) sia utilizzato da tutti gli attori interessati – PA e Imprese – occorre che gli standard siano definiti in modo univoco da un’autorità centrale, quale potrebbe essere l’Agenzia delle Entrate o il Ministero dell’Economia e delle Finanze:

“è solo con il completo trattamento automatico dei dati contenuti nei tracciati strutturati che si può pensare di chiudere il cerchio della dematerializzazione e quindi ottenere tutti i vantaggi possibili in termini di elaborazione dati, risparmio di tempo e di risorse, proprio partendo dall’esperienza fatta con l’avvio della fattura elettronica.”

La disponibilità completa di informazioni non obbligatorie, inserite nelle fatture a seguito di accordi con il fornitore, consente di gestire in modalità automatica l’intero processo della supply-chain, dal contratto al pagamento.

La completezza dei dati relativi agli ordini e contratti contenuti nelle fatture, inoltre, consente una verifica immediata della coerenza delle informazioni e della regolarità del documento contabile, e mette quindi in condizione gli uffici competenti di procedere in breve tempo all’accettazione o al disconoscimento della fattura, e alla successiva liquidazione e pagamento.

Fonte: Agendadigitale

Station è il software in grado di trattare sia documenti strutturati che non strutturati in modo automatizzato, eliminando tutte le attività manuali di data entry, confronto e controllo.

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