Cos’è l’Automazione dei processi

Il concetto di automazione nelle imprese è presente ormai da diverso tempo, anche se il focus principale è sempre stato sui processi produttivi. Ne è la dimostrazione il grande sviluppo dell’ambito Industry 4.0, supportato anche da agevolazioni e finanziamenti a livello nazionale ed europeo.

Automatizzare significa affidarsi a specifiche tecnologie per ridurre o eliminare l’intervento umano nell’esecuzione di attività tipicamente ripetitive o complesse.

In questo modo si riducono tempi, costi, rischi, errori e sprechi.

Come è possibile automatizzare i processi produttivi, allo stesso modo si può pensare all’automazione dei processi d’ufficio e di tutte quelle operazioni manuali (in ambito amministrativo, ma non solo) che prevedono che vengano inserite, controllate e scambiate manualmente grandi moli di dati presenti nei documenti o nei sistemi informativi.

In questo modo si può svincolare il personale da attività a scarso o nullo valore aggiunto, e le persone potranno dedicare il proprio tempo e le proprie competenze ad attività maggiormente strategiche per l’impresa, oltre ad avere sempre traccia dello stato di avanzamento dei processi.

È evidente, quindi, come l’automazione dei processi sia un aspetto fondamentale per chiunque desideri potenziare la produttività della propria impresa, ma anche avere un maggior controllo sull’operatività.

Come si automatizzano i processi: gli step e gli strumenti

Le tecnologie di automazione dei processi sono sempre più diffuse, con soluzioni software innovative in grado di compiere operazioni ripetitive solitamente eseguite manualmente dalle risorse umane, interagendo con le altre soluzioni in utilizzo in azienda come farebbe l’utente.

La maggior parte delle imprese ha già compreso l’importanza dell’introduzione di sistemi di automazione per accrescere la propria competitività sul mercato e l’emergenza legata al Covid-19 ha dato un’ulteriore spinta in questa direzione.

Come per qualsiasi altro progetto di Digital Transformation, anche per l’automazione dei processi vale il principio per cui non basta acquistare uno specifico software per implementare un progetto di successo, ma è necessario ripensare i processi aziendali e alimentare una cultura aziendale orientata al cambiamento e all’innovazione.

Gli step di un progetto di automazione dei processi

Il primo passo per implementare un progetto di automazione dei processi di successo consiste nell’effettuare un’analisi preventiva per definire diversi aspetti:

• Analizzare l’organigramma aziendale, i processi svolti dalle diverse funzioni e quali di questi sono trasversali a più funzioni
• Identificare quali processi si vogliono e si possono automatizzare nei vari reparti aziendali (ad es. amministrazione, risorse umane, IT, finance, customer service ecc.)
• Se il processo non è già stato digitalizzato ed ottimizzato, definire come dovrà essere re-ingegnerizzato
• Dare un ordine di priorità ai processi da automatizzare
• Definire gli obiettivi ed i benefici attesi
• Identificare le tempistiche

In base a quanto emerso si potrà scegliere a quali soluzioni software affidarsi e come implementare operativamente il progetto con queste tecnologie, definendo ruoli, responsabilità, autorizzazioni.

È inoltre fondamentale preparare un piano di gestione del cambiamento organizzativo e prevedere un piano formativo, per evitare resistenze ed assicurare a tutti i lavoratori le competenze necessarie per adottare nuovi strumenti e modi di operare con successo.

In tutto questo percorso il partner tecnologico e di consulenza ha un ruolo chiave nell’accompagnare l’azienda in un progetto di trasformazione digitale di questo tipo, guidandola un passo alla volta in ogni fase, dall’analisi alla formazione degli utenti finali.

Gli strumenti per automatizzare i processi aziendali

Soluzioni di Robotic Process Automation (RPA), di Business Process Management (BPM) e Workflow management diventano i nostri più preziosi alleati in un progetto di automazione delle attività d’ufficio.

Sempre più spesso, in queste soluzioni sono integrate funzionalità di intelligenza artificiale (AI) che permettono di sfruttare l’apprendimento automatico dei sistemi.

Grazie a questi software è possibile:

• Automatizzare l’esecuzione di specifiche sequenze di operazioni ripetitive, ad esempio l’estrazione di dati dai documenti e l’inserimento in un applicativo aziendale
• Definire gli step che compongono un processo, in quale sequenza devono essere eseguiti e secondo quali regole, da chi ed entro quali tempistiche, guidando i vari utenti coinvolti nella corretta esecuzione di tutte le operazioni necessarie
• Eseguire in automatico alcuni dei task che compongono il flusso di lavoro, ad esempio la composizione ed invio di un’e-mail al cliente una volta che è stata creata l’offerta di vendita.

Quali processi è possibile automatizzare?

Se si desidera automatizzare i processi d’ufficio, i processi documentali sono sicuramente quelli che meglio si prestano a questo tipo di progetti.

Pensando ad esempio al reparto amministrativo, i flussi che possono essere automatizzati sono diversi, soprattutto dopo l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica:

• Estrazione di dati dalle fatture fornitore
• Riconciliazione automatica delle fatture passive con DDT/ordini/carichi di magazzino
• Data entry delle informazioni estratte dalle fatture e registrazione automatica
• Quadratura automatica tra le fatture presenti a gestionale e quelle presenti nel cassetto fiscale

Anche l’ufficio vendite può automatizzare alcune operazioni, ad esempio, il caricamento degli ordini ricevuti.

Più in generale, le aziende che si appoggiano a standard EDI (Electronic Data Interchange) possono automatizzare la conversione di ordini, fatture, conferme d’ordine, DDT, da o verso EDI ed il caricamento a gestionale delle informazioni contenute.

Ma anche operazioni più semplici, come la creazione, archiviazione, protocollazione, invio e distribuzione di documenti, possono essere facilmente automatizzate.

Ad esempio, si può rendere automatica la generazione di Note Spesa a partire dai rapportini di intervento creati da ogni dipendente per attività presso i clienti o la compilazione ed invio della privacy policy ad un nuovo cliente o dipendente.

Potenzialmente, quindi, l’automazione dei processi d’ufficio può essere applicata a tutti i reparti aziendali, dall’amministrazione alle vendite, dall’ufficio acquisti alle Risorse Umane.

I vantaggi della digitalizzazione

Scegliere di automatizzare i processi d’ufficio può portare enormi vantaggi a qualsiasi impresa. Questi benefici risultano però ancora più evidenti in imprese di medio-grandi dimensioni, che ogni giorno devono gestire volumi importanti di informazioni, documenti e dati:

Esempi di progetti di automazione dei processi d’ufficio

Come abbiamo visto, gli ambiti di applicazione di un progetto di automazione dei processi d’ufficio sono veramente diversi, ma vogliamo darvi qualche spunto in più, raccontandovi alcuni progetti interessanti di questo tipo sviluppati in aziende anche molto differenti per dimensione, settore ed esigenze: