Fatturazione elettronica: cos’è e come funziona

Cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica è un tipo di fattura che viene creata, trasmessa, firmata e conservata con modalità e formati digitali, andando a sostituire le tradizionali fatture cartacee.

In Italia è l’unico formato accettato per le fatture verso la PA e da gennaio 2019 sarà obbligatoria anche tra i privati. A questo proposito, l’Agenzia delle Entrate ha stabilito delle specifiche regole sul formato da utilizzare, la modalità di trasmissione e ricezione e la conservazione digitale.

Come funziona la fattura elettronica?

Il processo di fatturazione elettronica, sia verso la PA che nei rapporti tra privati (B2B e B2C), prevede alcuni passaggi:

  • Generazione della fattura: il file deve essere in formato XML (eXtensible Markup Language) specifico per la fatturazione elettronica.
  • Firma elettronica e riferimento temporale: prima di essere inviata, la fattura generata dovrà essere firmata, apponendo una firma elettronica qualificata di chi emette la fattura, l’unico tipo di firma in grado di garantire l’integrità dei contenuti e l’autenticità dell’origine del documento. Dovrà inoltre essere presente il riferimento temporale, che attesta l’esatto momento di apposizione della firma.
  • Trasmissione e ricevute: il file verrà quindi trasmesso tramite il Sistema di interscambio (SdI), che ha il ruolo di centro di accentramento e smistamento delle fatture. Lo SdI effettua alcuni controlli sulla correttezza formale dei file che riceve e provvede ad inoltrarli ai destinatari. Lo SdI fornirà quindi al mittente le relative ricevute di scarto/consegna.
  • Accettazione: chi riceve la fattura dovrà accettarla o rifiutarla. Anche in questo caso lo SdI fornirà al mittente le relative notifiche di accettazione o rifiuto.
  • Conservazione digitale: tutte le fatture elettroniche dovranno essere conservate digitalmente a norma di legge dal mittente. Il destinatario invece potrà scegliere se gestirle tradizionalmente (stampandole ed archiviandole fisicamente) oppure digitalmente, adottando quindi la conservazione digitale a norma.

 

 I vantaggi della fatturazione elettronica

Il passaggio dal tradizionale processo di fatturazione (basato sul cartaceo o su documenti non strutturati) alla fatturazione elettronica, porta enormi vantaggi per le imprese:

  • Processi dematerializzati, quindi più veloci e snelli
  • Possibilità di automatizzare il data entry per la registrazione delle fatture
  • Eliminazione degli errori dovuti a processi manuali di registrazione
  • Possibilità di automatizzare la quadratura tra fattura e ordine/DdT, identificando immediatamente possibili incongruenze nel confronto tra documenti
  • Riduzione della quantità di attività con poco o nessun valore aggiunto
  • Nessun rischio di smarrimento del documento
  • Riduzione delle tempistiche di incasso dai clienti
  • Eliminazione dei costi di stampa, spedizione e spazio di archiviazione

 

Normative e scadenze della Fatturazione elettronica

In Italia, l’obbligo di fatturazione elettronica è stato introdotto con la Legge del 24 dicembre 2007 n. 244 (legge finanziaria del 2008) ed il successivo Regolmento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle pubbliche amministrazioni, al fine di adeguarsi alle Direttive UE che miravano ad introdurre la gestione in forma elettronica dell’intero ciclo degli acquisti.

L’obbligo prevede, a partire dal 31 Marzo 2015, l’emissione, trasmissione, conservazione ed archiviazione nel nuovo formato elettronico per tutte le fatture emesse verso Pubbliche Amministrazioni ed Enti Pubblici nazionali (fePA).

Con la Legge di Bilancio 2018, la fatturazione elettronica viene estesa anche ai rapporti tra le imprese (B2B) e tra imprese e privati (B2C).

A partire dal 1° gennaio 2017 qualunque soggetto IVA può emettere e ricevere fatture elettroniche, seguendo lo stesso processo già utilizzato per la FePA. In questo caso la norma a cui fare riferimento è il D.lgs n. 127/2015. Si vedano anche il provvedimento Agenzia delle Entrate numero 89757/2018 ed il relativo allegato contenente le specifiche tecniche.

Le scadenze per quanto riguarda la fattura elettronica B2B sono:

  • 1 Luglio 2018: obbligatorietà di fattura elettronica per le cessioni di benzina o di gasolio utilizzati come carburanti per motori e per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di contratti stipulati con una pubblica amministrazione. Questo significa che da tale data, chiunque possieda un’auto aziendale, non potrà più utilizzare le schede carburante, ma dovrà richiedere l’emissione della fattura elettronica per poter dedurre l’IVA del carburante. Maggiori informazioni nella Circolare 8/E 2018 dell’Agenzia delle Entrate.
  • 1 gennaio 2019: imprese e professionisti stabiliti in Italia, titolari di partita iva (esclusi i contribuenti in regime dei minimi o forfettario) dovranno adeguarsi all’invio e ricezione di fatture elettroniche, seguendo gli stessi standard della fePA.

 

Per quanto riguarda le fatture emesse verso il consumatore finale (fattura B2C), anche queste devono essere inviate dall’impresa attraverso lo SdI. La fattura verrà messa a disposizione del cliente nell’area web riservata dell’Agenzia delle Entrate e potrà essergli fornita direttamente anche una copia cartacea/digitale della fattura emessa.

In qualsiasi caso, a partire dal 1 gennaio 2019, qualsiasi fattura emessa con modalità differenti da quelle previste per la fatturazione elettronica sarà considerata come non emessa, con il rischio di pesanti sanzioni.

I risparmi della fatturazione elettronica:

Secondo l’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B del Polimi il passaggio da fatturazione cartacea a fatturazione elettronica, per aziende con un volume di fatture superiore a 3000 fatture/anno, porta ad un risparmio tra i 7,50€ e gli 11,50€ per fattura.

Per coloro che gestiscono un numero inferiore di fatture, tenendo conto solamente dei procedimenti fondamentali per la creazione e l’invio della fattura, si possono identificare diversi scenari e relativi costi:

  • Fattura spedita a mezzo posta: costo tra i 2,90€ e i 3,70€ per fattura
  • Fattura consegnata a mano: costo tra i 2,60€ e i 3,50€ a fattura
  • Fattura inviata via PEC o email: costo tra 1,80€ e 2,40€ a fattura
  • Upload di documenti su portale web per la generazione del file XML: costo tra 0,90€ e i 1,20€
  • Data entry su form web: costo tra 1,30€ e 1,70€ a fattura
  • Generazione dell’XML direttamente da gestionale ed invia allo SdI tramite PEC: costo tra 1,40€ e 1,80€ per fattura

Nel complesso il beneficio stimato, solo per quanto riguarda l’obbligo della FePA, ammonta a circa 1 miliardo e 500 milioni di euro l’anno, di cui 1 miliardo lato PA e 500 milioni risparmiato dai fornitori delle PA.

 

LIVELLO DI AUTOMAZIONECICLO PASSIVOCICLO ATTIVOTOTALE
Manuale14 minuti
28,80 €
10,5 minuti
18,55€
24,5 minuti
47,35€
Semi-automatizzato10 minuti
18,00 €
6 minuti
11,10 €
16 minuti
29,10 €
Automatizzato1 minuto
3,30 €
6 minuti
10,80 €
7 minuti
14,10 €

Tempi e costi per singola fattura – fonte: ABE-EBA

 

Da questi numeri, quindi, emerge come la fatturazione elettronica possa garantire notevoli risparmi alle imprese italiane, soprattutto se inserita in un contesto di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi più ampio, in cui si punta all’integrazione tra tutti i protagonisti della filiera: produttori, fornitori, distributori, logistica e cliente finale.

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