Nuove figure professionali per la gestione dei documenti informatici

È fondamentale che la conservazione sostitutiva a norma di legge venga effettuata da operatori che possiedano adeguate e specifiche competenze e una visione globale dell’intero flusso che interessa le diverse tipologie di documenti presenti in azienda o nella PA.

Le nuove figure professionali per la gestione documentale

Le norme prevedevano già che in aziende e PA fossero presenti due figure: il responsabile della conservazione e il responsabile del trattamento dei dati personali. Le nuove disposizioni inoltre sembrano delineare una figura professionale con competenze specifiche in grado di coordinare e sovrintendere la totalità del processo informativo e documentale.

Le leggi e le regole tecniche ad oggi contemplano un grande numero di figure di responsabilità nella gestione delle diverse fasi del ciclo di vita dei documenti informatici e dei flussi informativi:

  • Responsabile della gestione elettronica documentale
  • Responsabile della semplificazione dei processi informatici
  • Responsabile della sicurezza informatica dei sistemi di gestione documentale
  • Responsabile della trasparenza
  • Responsabile Open data
  • Responsabile della pubblicazione

A partire dai nuovi provvedimenti risulta chiaro che i processi di digitalizzazione documentale in azienda e nella PA non possono essere lasciati in secondo piano, ma rivestono un ruolo di primaria importanza, che richiede di essere seguito da personale competente in grado di rispettare ciò che la legge e le regole tecniche prescrivono.

Alcuni dei compiti dei professionisti della digitalizzazione

  • Individuare i formati documentali idonei
  • Effettuare la valutazione di impatto privacy a seconda della finalità di un documento informatico
  • Predisporre e coordinare i flussi informatici documentali in entrata e in uscita dell’intera struttura organizzativa dell’azienda o della PA
  • Sovraintendere i sistemi di autenticazione e identificazione al sistema informativo
  • Corretta gestione ed archiviazione dei documenti informatici
  • Assicurarsi che i documenti siano accompagnati da metadazione corretta
  • Assicurare l’immodificabilità e integrità dei documenti informatici e dei flussi di dati giuridicamente rilevanti garantendone la staticità nella fase di conservazione
  • Valutare l’eventuale affidamento in outsourcing dei servizi ICT e supervisionare i contratti con i fornitori
  • Verificare l’efficienza dei processi di gestione informativa e documentale

Questi ruoli sono di vitale importanza all’interno dell’azienda ed è quindi necessario muoversi nella giusta direzione, formando professionisti che possiedano competenze altamente specifiche e adeguate a seguire questo complesso processo nella sua totalità.

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