Gestione digitale delle pratiche: come trasformare il lavoro quotidiano con i software documentali

17 Set 2018 Gestione digitale delle pratiche: come trasformare il lavoro quotidiano con i software documentali

Posted at 15:18h in Focus On di Arket Spa

Gestire digitalmente le pratiche d’ufficio è possibile e molto vantaggioso per qualsiasi tipo di attività. Tutto ciò che vi serve è un buon software di gestione documentale, in grado di adattarsi alle specifiche esigenze della vostra realtà lavorativa quotidiana.

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Perché passare ad una gestione digitale dei documenti?

Anche se le modalità di lavoro analogiche ormai consolidate possono sembrare, ad un primo impatto, efficienti ed adeguate a soddisfare tutte le vostre esigenze, andando ad analizzare i pro ed i contro vi renderete conto che in realtà non è così.

Perché? Perché il cartaceo porta con sé molte problematiche, tra cui:

complessità di archiviazione dei documenti e delle pratiche in modo ordinato, logico ed efficiente
difficoltà di condivisione della documentazione con colleghi, supervisori, clienti, fornitori e qualsiasi altro attore coinvolto nei processi di scambio di documenti e pratiche
rischio di smarrimento dei documenti nella fase di scambio o di archiviazione
difficoltà nel ritrovare uno specifico documento archiviato manualmente in formato cartaceo
impossibilità di mantenere costantemente monitorato, in tempo reale, l’avanzamento del flusso che coinvolge la pratica (chi la sta gestendo, da quanto tempo, cosa è stato fatto e cosa no, modifiche apportate ecc.)

Pratiche e documenti ovunque e in qualsiasi momento

La comodità della digitalizzazione dei documenti si riflette poi anche sulla possibilità di fruire ed intervenire sulle proprie pratiche anche quando non si è in ufficio: tramite app, portali e versioni web dei software di gestione documentale, tutti potranno gestire i propri documenti e le proprie pratiche ovunque ed in qualsiasi momento.

Organizzare in modo intelligente i documenti digitali

Digitalizzare tutta la documentazione e le pratiche permette inoltre di pensare ad un’organizzazione intelligente delle stesse, rendendo molto più semplice e veloce la ricerca e consultazione della documentazione necessaria.

I software di gestione documentale permettono di impostare e personalizzare specifiche viste sui documenti (ad es. suddividerli per cliente, per numero di pratica, commessa, anno, pratiche ancora aperte o chiuse ecc.): già a colpo d’occhio sarà possibile avere un’idea di quanti e quali documenti appartengono a quella “vista”, trovando facilmente ciò di cui si ha bisogno.

Le soluzioni documentali, inoltre, permettono di impostare degli automatismi, di modo che i documenti appartenenti, ad esempio, ad una medesima pratica siano collegati automaticamente tra di loro, rendendo molto più rapida la consultazione.

Standardizzare il lavoro grazie ai software documentali

Accade spesso, nella gestione di pratiche e documenti, di dover utilizzare uno stesso tipo di documento più volte, modificando solamente alcuni dati (ad esempio la ragione sociale cui il documento si riferisce). Scegliendo una gestione completamente digitale, sarà possibile utilizzare dei modelli di documenti pre-impostati: non dovrete più perdere ore di lavoro a copiare ed incollare informazioni da documenti precedenti, rischiando di dimenticare di modificare o sostituire alcune parti con informazioni diverse.

Un software documentale permette di compilare in modo dinamico ed automatico i campi che l’utente specifica nel modello, andando a reperire le informazioni da inserire dall’anagrafica clienti, da dati inseriti tramite apposito form o da fonti esterne.

Non solo: potrete anche impostare delle nomenclature standardizzate per ogni tipologia di documento ed applicare una numerazione automatica, senza rischi di errori o doppioni.

Tutte le informazioni sui propri clienti e fornitori in un unico punto

Con una soluzione di digitalizzazione dei documenti e dei processi, potrete creare un’anagrafica centralizzata, in cui ricercare facilmente clienti e fornitori ed i relativi contatti (e-mail, numeri di telefono, nominativi di riferimento, indirizzi). Queste stesse informazioni potranno essere richiamate facilmente anche nei documenti: pensate ad esempio a quando avete la necessità di mandare al cliente un documento che lo riguarda; con un software documentale vi basterà aprire il documento, selezionare l’opzione di invio tramite e-mail e troverete il destinatario già precompilato.

Avere sempre il pieno controllo sulle pratiche ed i documenti

Quando si ha a che fare con pratiche e documenti è fondamentale avere il massimo controllo su tutto ciò che li coinvolge.

Passando ad una gestione digitale potrete avere uno storico aggiornato in real time delle azioni effettuate su ogni documento (invio di email ad es., modifiche, consultazioni), avendo traccia di chi ed in quale momento ha avuto accesso alla documentazione.

Inoltre i documenti non rischieranno più di finire nelle mani sbagliate, grazie alla possibilità di gestire la privacy e le autorizzazioni relative ad ogni tipo di documento o pratica: solo specifici utenti o gruppi di utenti potranno vedere determinati documenti e compiere azioni su di essi.

Rendere efficienti i processi legati alle pratiche

Nella gestione documentale tradizionale e cartacea, se più attori devono lavorare su parti diverse di una medesima pratica, ci si ritrova a scambiarsi continuamente e-mail e stampe e magari a sollecitare chi viene prima di noi nel flusso per sapere se ha terminato la sua parte e se è pronto ad inoltrarci la documentazione da lui modificata.

Con un software documentale gestire i flussi legati a documenti e pratiche diventa semplice, veloce, tracciato, grazie agli strumenti diworkflow: ogni utente viene coinvolto, tramite notifiche, solamente nel momento in cui sarà necessario il suo intervento, fornendogli informazioni specifiche su quanto gli è richiesto in quella specifica fase.

Non solo i documenti delle pratiche possono essere digitalizzati, quindi, ma anche tutti i processi che a questi documenti sono legati, monitorandone lo stato di avanzamento in tempo reale.

Scambio di documenti semplice e rapido

Avendo tutti i documenti necessari centralizzati in un unico punto ed in formato digitale, diventa molto più semplice anche lo scambio con attori esterni, grazie a strumenti quali portali dedicati, email, PEC, link per il download.

Di tutti questi scambi, poi, resterà traccia all’interno del documentale, cosicché sarà possibile sapere in ogni momento a chi e quando è stato inviato uno specifico documento.

Anche per quanto riguarda la documentazione ricevuta, la gestione digitale dei documenti semplifica non poco la vita: vi è infatti la possibilità di archiviare in modo intelligente anche tutta la corrispondenza relativa ad una pratica (e-mail, PEC, documenti cartacei ricevuti per posta), sia come documenti a sé stanti che vengono collegati agli altri documenti della pratica, che come allegati di uno specifico documento.

In sintesi, quindi, un software di gestione documentale permette di avere sempre sotto controllo tutto il ciclo di vita del documento ed i suoi collegamenti con altre pratiche e documenti.

In un unico punto saranno raccolte tutte le informazioni e la documentazione necessaria per svolgere il proprio lavoro, avendo la possibilità di gestire le attività correlate in modo rapido, centralizzato, efficiente e sicuro.