Se le aziende vogliono continuare ad essere competitive, ridurre i costi, aumentare produttività, efficienza e soddisfazione del cliente, devono necessariamente innovare e digitalizzare.

Vi sono due principali modalità per raggiungere questi risultati:

• Digitalizzare i processi basati sulla carta
• Sfruttare tecnologie di automazione dei flussi e dei processi manuali

Molte imprese, tuttavia, dipendono ancora molto da processi legati ai documenti cartacei.

Un’interessante studio Quocirca ha delineato chiaramente luci e ombre di questo passaggio dal cartaceo al digitale.

Gli ostacoli all’abbandono della carta

Per vari motivi, legati ai bisogni del settore produttivo, alla maturità tecnologica, alla legislazione o alle abitudini dei dipendenti, molte aziende non riescono a liberarsi totalmente dalla carta. I principali motivi segnalati riguardano:

• Per il 55% la necessità di firmare fisicamente il documento
• Per il 48% clienti e fornitori continuano ad inviare documenti cartacei
• Per il 41% i dipendenti preferiscono la carta
• Per il 36% vi sono resistenze di tipo culturali – avversione al cambiamento
• Per il 34% motivi di conformità
• Per il 32% vi è mancanza di comprensione delle potenzialità delle soluzioni paper-free.

Le percentuali degli ostacoli indicati variano comunque molto tra un settore produttivo ed un altro.

I motivi per digitalizzare i processi cartacei

Essere dipendenti dalla carta comporta una serie di ostacoli all’efficienza aziendale:

• Il data entry manuale delle informazioni contenute nei documenti è soggetto ad errori
• Costi di stampa ed archiviazione fisica dei documenti
• Processi inefficienti
• Vulnerabilità dal punto di vista della sicurezza del documento
• Problemi di conformità

Di contro, la digitalizzazione dei processi documentali tradizionali, può portare enormi vantaggi a qualsiasi impresa:

• Accesso veloce e semplice alle informazioni necessarie, ovunque e sempre
• Riduzione dei costi legati all’amministrazione e all’archiviazione fisica
• Miglior collaborazione tra gli impiegati, con i clienti ed i partner/fornitori.
• Maggior efficienza dei processi di business

Le aziende stanno dematerializzando?

Visti tutti i benefici sopra indicati, le aziende si stanno muovendo sempre di più verso la digitalizzazione e dematerializzazione dei processi documentali: il 64% delle imprese coinvolte nella ricerca hanno già digitalizzato molti processi di business ed il 30% si sta muovendo in questa direzione.

Ma cosa significa veramente dematerializzare e digitalizzare? Non basta semplicemente rendere digitali i documenti per eliminare il cartaceo. È necessario adottare un’ottica più ampia, che prenda in considerazione tutti i processi legati a questi documenti.

La digitalizzazione diventa quindi un elemento critico all’interno di un più ampio progetto di automazione dei processi di business, che permette di trasformare i servizi offerti al cliente, aumentare la produttività dei dipendenti e migliorare l’accesso e la condivisione delle informazioni.

Dalla digitalizzazione all’automazione dei processi documentali

Rendere digitali i documenti e di conseguenza i processi ad essi legati, apre la strada all’automazione di questi processi.

Le aree in cui gli intervistati stanno valutando di applicare progetti di digitalizzazione ed automazione dei processi sono:

• Per il 41% la gestione dei documenti durante tutto il loro ciclo di vita
• Per il 32% la gestione dei reclami
• Per il 30% il ciclo attivo e passivo della fatturazione

Tutto questo porta ovviamente a tempi di processamento molto più rapidi.

Soluzioni di Workflow, che permettono di condividere in modo più efficiente le informazioni e di migliorare la collaborazione e l’efficienza, sono uno strumento critico per qualsiasi strategia di digitalizzazione.

Inoltre il fatto che i dipendenti non debbano più sprecare tempo prezioso in compiti ripetitivi e con poco valore aggiunto, che possono essere automatizzati, permette di aumentare la produttività e la soddisfazione degli impiegati. Inoltre il personale potrà dedicarsi ad attività con maggior valore aggiunto, in cui risulta critica la presenza di determinati skills.

Scegliere la soluzione di digitalizzazione ed automazione ideale

Quando si decide di investire in un progetto di digitalizzazione ed automazione è fondamentale scegliere un fornitore tecnologico che possa supportare tutto il processo di digital transformation e che implementi soluzioni che possono essere integrate con l’infrastruttura già esistente in azienda.

Fonte: Quocirca

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