Globe tips: gestione dei fascicoli dipendenti in ottica GDPR

Dal 25 maggio 2018 è diventato efficace il nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR – Regolamento UE 2016/679), che ha cambiato il modo di affrontare la tematica del trattamento, protezione e circolazione di dati personali.

Ogni azienda, organizzazione ed ente che raccolga ed elabori dati personali di soggetti residenti nell’Unione Europea deve adeguarsi a questa normativa.

 

All’interno delle imprese questo tema diventa fondamentale quando si ha a che fare con la documentazione relativa alla gestione delle risorse umane: documenti di assunzione, visite e certificati medici, curricula, credenziali di accesso, gestione ferie, cedolini e buste paga, cud, informative e regolamenti aziendali ecc. sono tutti esempi di dati personali, a volte anche particolarmente sensibili, che richiedono di essere trattati con la massima cautela e riservatezza.

 

Gestione dei fascicoli dipendenti con il software Globe in ottica GDPR

In linea generale, il software Globe rende l’azienda GDPR compliant da due punti di vista:

  • Globe tutela i dati personali, in conformità con quanto previsto dal regolamento
  • Globe permette di gestire tutti i processi legati al trattamento dei dati, in linea con quanto definito all’interno del Registro di trattamento dei dati.

 

Come Globe permette di tutelare i dati personali

Quali caratteristiche del software Globe assicurano la massima tutela dei dati personali in esso archiviati?

  • Possibilità di configurare le autorizzazioni per ogni utente, definendo a quali documenti ed informazioni può avere accesso
  • Possibilità di raccogliere i log di accesso al documentale
  • Globe tiene traccia delle visualizzazionicondivisioni e modifiche applicate ai documenti
  • Gestione delle scadenze delle password per gli accessi web
  • Accesso tramite Single Sign On e Active Directory
  • Password e database criptati

 

Fascicoli dipendenti: il concetto di Dossier in Globe

Il software di gestione documentale Globe contempla il concetto di Dossier, vale a dire il corrispondente digitale dei tradizionali faldoni/fascicoli utilizzati nella gestione cartacea dei documenti.

Il prodotto può quindi essere configurato per raggruppare documenti di tipo diverso, accomunati da un punto di vista comune: nel caso dell’Ufficio HR questo significa raccogliere in unico punto tutti i documenti relativi ad ogni dipendente.

In questo modo, oltre alla comodità di poter consultare e ricercare senza fatica qualsiasi documento riguardante una specifica persona, sarà possibile anche adempiere più facilmente ad eventuali richieste di eliminazione dei dati personali (diritto all’oblio) o di accesso ai dati.

 

Motore di workflow per gestire automaticamente e in sicurezza i flussi legati alla gestione del personale

Ciò che rende Globe uno strumento potente per la gestione dei fascicoli dipendenti è anche il motore di workflow integrato, che permette di snellire ed automatizzare i processi legati al trattamento dei dati.

Alcuni esempi di flussi operativi che possono essere configurati in Globe:

  • Nel momento in cui viene assunto nuovo personale, potranno innescarsi workflow di creazione delle anagrafiche, inserimento dei documenti necessari all’assunzione e di impostazione delle relative scadenze ed essere definite checklist di azioni da compiere e confermare (creazione dell’utente, consegna del badge, credenziali di accesso, prenotazione della visita medica ecc), nel pieno rispetto del regolamento
  • Viceversa, quando qualcuno lascia il proprio posto di lavoro presso l’azienda, vi è la possibilità di definire una checklist di azioni da eseguire (ad es. revoca delle credenziali di accesso, eliminazione degli account personali ecc) ed impostare un flusso automatico di eliminazione di dati e documenti personali
  • Gestione della scadenza dei documenti, con possibilità di impostare reminder, notifiche e workflow automatici (ad esempio eliminazione di un documento al raggiungimento della data di scadenza prevista nel Registro di trattamento dei dati, reminder di visita medica o corso sulla sicurezza in scadenza ecc.).
  •  Creazione, compilazione e distribuzione automatica dei documenti relativi alla privacy (ad esempio informative per dipendenti) sulla base di modelli predefiniti, con eventuale registrazione del consenso fornito

 

 

Vuoi approfondire la tematica della gestione della documentazione del personale con Globe?

Leggi la storia di successo di Valli Spa, cliente presso cui è stato implementato un interessante progetto per la gestione di tutti i flussi documentali riguardanti il personale, dall’apertura di una nuova posizione lavorativa, all’assunzione di una nuova figura, fino alla gestione di tutta la documentazione che riguarda il dipendente durante la sua permanenza in azienda:

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