Globe tips: gestione di permessi, straordinari, malattia e richiesta ferie

Gestire e tenere traccia di richieste di ferie, ore di permesso, straordinari e malattia è fondamentale per chi si occupa all’interno dell’azienda del personale e della parte amministrativa correlata.

Le ore di assenza/straordinari devono essere infatti conteggiate a fine mese, per una corretta imputazione all’interno della busta paga; permessi, ferie e straordinari devono essere approvati da un referrente, i giorni di malattia notificati a chi di dovere; inoltre risulta spesso utile dare evidenza anche ai colleghi dell’eventuale assenza di qualcuno.

D’altra parte, può anche essere utile notificare a tutti i dipendenti quali sono le chiusure aziendali previste.

Con il software di gestione documentale Globe è possibile gestire tutte le richieste del personale, configurare specifici flussi approvativi, la crezione automatica di documenti e l’aggiunta di appuntamenti a calendario.

 

Effettuare una richiesta di permesso, ferie o malattia

Se un dipendente ha bisogno di prendersi delle ore di permesso, straordinari, ferie o malattia, può creare una richiesta tramite Globe, sia dalla versione Desktop, che dalla versione Web, che via App.

 

Un flusso tipico potrebbe essere il seguente:

  • tramite un’apposita azione presente in Globe, l’utente inserisce in una maschera i dettagli della propria richiesta: giorni, orario, tipo di richiesta (ferie, permesso, malattia, straordinario) ed eventuali dettagli aggiuntivi (ad es. motivo della richiesta o numero di certificato di malattia rilasciato dal medico)

 

 

 

 

  • Si avvia automaticamente un flusso approvativo, che notifica i responsabili del personale della presenza di una nuova richiesta: nel caso di straordinari, permessi o ferie la richiesta potrà essere approvata o rifiutata ed il documento autogenerato verrà aggiornato di conseguenza. In ogni caso il dipendente riceverà a sua volta una notifica, in cui viene segnalato se la sua richiesta sia stata accettata o meno.

 

 

  • Quando il dipendente inserisce una richiesta, viene inserito in automatico nel suo calendario Outlook un appuntamento, che segnala l’assenza nei giorni ed orari scelti nella richiesta.

 

 

Inserire una chiusura aziendale

Seguendo un procedimento analogo, l’ufficio personale/amministrativo può inserire le chiusure aziendali previste per l’anno: in questo modo tutti i dipendenti riceveranno una notifica relativa alla chiusura aziendale e verrà aggiunto nel calendario di tutti gli utenti un appuntamento come promemoria della chiusura prevista.

 

Monitorare le richieste

Utilizzando il software Globe per la gestione delle richieste, ogni utente potrà avere sempre traccia di tutte le richieste che ha effettuato, con la possibilità di filtrarle per anno, per mese e tipologia.

Allo stesso modo l’ufficio del personale potrà avere sempre il pieno controllo su permessi, ferie, straordinari, malattia, per qualsiasi dipendente.

 

In questo modo le attività di approvazione ferie/straordinari diventano molto più snelle e veloci. Inoltre vengono semplificati notevolmente i conteggi di fine mese necessari per la corretta elaborazione della busta paga.

Vorresti saperne di più su Globe ed i processi di richiesta ed approvazione ferie/permessi/straordinari/malattia?

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