Negli ultimi anni si è dedicata sempre maggior attenzione ai temi della dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti. I progetti in questo ambito, se implementati nel modo corretto, sono in grado di portare risparmi ed efficienza, sia nel settore pubblico che ai privati.

Quando si sviluppa un progetto di digitalizzazione, spesso però si incontrano resistenze interne: cambiare il proprio modo di lavorare non è una cosa che avviene in automatico, ma deve esserci una cultura che promuove il cambiamento e l’apertura da parte dei dipendenti a provare un modo diverso e migliore di svolgere le attività quotidiane.

Inoltre, si sono presentati spesso dubbi legati a quali fossero le procedure corrette da seguire.

Dematerializzazione e Digitalizzazione: una definizione

Per dematerializzazione si intende un processo che permette di eliminare i supporti documentali cartacei, tramite la conversione del documento cartaceo in documento informatico/elettronico, in grado di mantenere il valore giuridico e probatorio. Per fare questo è necessario scegliere un formato adeguato, appoggiarsi eventualmente a firme elettroniche e riferimenti temporali, archiviare i documenti digitali in un sistema per l’archiviazione digitale sicuro e conservarli a norma di legge.

Dematerializzare significa inoltre prendere gli elementi tipici dell’archiviazione tradizionale e trasporli in un contesto digitale: la classificazione del documento, la fascicolazione, l’impostazione dei metadata.

Digitalizzare, invece, significa ripensare, riorganizzare e re-ingegnerizzare i processi ed i flussi documentali, coinvolgendo documenti in formato digitale (sia documenti nativi informatici che documenti cartacei sottoposti ad un processo di dematerializzazione).

Le normative di riferimento per la dematerializzazione e digitalizzazione

Il quadro normativo di riferimento in tema di dematerializzazione e digitalizzazione, soprattutto per quanto attiene la Pubblica Amministrazione, rappresenta una delle maggiori criticità nello sviluppo di progetti innovativi in questa direzione.

Le normative vengono infatti modificate con frequenza, senza seguire una strategia specifica che tenga conto degli aspetti tecnico-informatici coinvolti e della complessità intrinseca agli aspetti giuridici ed archivistici di documenti e processi delle PA.

La prima normativa a cui fare riferimento è il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005) e relative Regole tecniche. Come anticipato, il CAD è stato soggetto a numerose modifiche e ritocchi, impedendo che i cambiamenti venissero adeguatamente acquisiti all’interno delle PA.

Importanti sono anche il DPR 445/2000 (Testo Unico sulla documentazione amministrativa), il Codice dei beni culturali, la nota L. 241/90 sul procedimento amministrativo, il D.lgs. n. 196/2003 sulla protezione dei dati personali ed il D.lgs. n. 33/2013 sulla trasparenza.

Il DPCM 21 Marzo 2013 sulla dematerializzazione e conservazione sostitutiva dei documenti originali analogici unici, e la Circolare n. 41/2015 del MIBACT – Direzione Generale Archivi, riguardante la distruzione di originali analogici, permettono di risolvere gli ultimi dubbi, rendendo possibile lo sviluppo di progetti di dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione.

Prospettive future per la dematerializzazione nella PA

Per poter ottenere tutti i vantaggi che l’innovazione della digitalizzazione e della dematerializzazione offrono, è fondamentale la formazione del personale che lavora nella Pubblica Amministrazione.

Il Gruppo di Lavoro per la Governance digitale delle Associazioni ANORC e ANORC Professioni ha proposto un Manifesto, in cui viene sottolineato che

“sorge spontanea l’esigenza di programmare piani formativi pervasivi destinati ai cittadini digitali, così come ai dipendenti ed ai dirigenti pubblici. L’obbligo formativo deve essere poi esteso alla classe politica, di modo da garantire contezza della materia a chi di fatto si occupa della normazione della stessa. La formazione permetterà ai cittadini digitali di smussare la diffidenza verso la materia, aumentando conseguentemente l’interesse a la partecipazione attiva, stimolando l’utilizzo di strumenti che fino ad ora hanno avuto davvero poco risalto (SPID ne è un esempio)”.

Perché vi sia consapevolezza, competenza e formazione nell’ambito della dematerializzazione e digitalizzazione, sarà necessario lasciare spazio a diversi professionisti, quali giuristi, informatici, archivisti, professionisti della digitalizzazione e dell’innovazione.

Per una vera e completa rivoluzione digitale, quindi, si devono cambiare abitudini, approcci e metodi.

Fonte: Agendadigitale