“Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata, nelle strutture amministrative pubbliche e private, e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.”

Secondo IDC, il 55% dei documenti utilizzati nelle aziende è di tipo cartaceo. Il trattamento e gestione di questi documenti tradizionali richiede ad ogni lavoratore un impegno medio di 3.6 ore a settimana.

In questo scenario, le nostre aziende percepiscono l’esigenza di migliorare efficienza e gestione di ambiti quali ciclo passivo, contrattualistica, rapporti con i clienti, risorse umane, ordini, logistica, tutti caratterizzati dalla creazione e scambio di una grande quantità di documentazione.

Le previsioni di investimento rilevate da IDC confermano questa esigenza: le priorità nei prossimi mesi sono rappresentate da conservazione sostitutiva, workflow documentali e ricerca di maggiore efficienza.

“Spinti anche dall’evoluzione normativa, dopo l’entrata in vigore nel marzo dello scorso anno dell’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le aziende che si relazionano con la pubblica amministrazione, in Italia e in Europa gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” sono cresciuti a ritmi sostenuti, superando nel 2015 i 1.100 milioni di euro e facendo stimare un ritmo di crescita superiore all’8% almeno fino al 2017.”

Gli svantaggi del cartaceo

La gestione dei documenti cartacei è molto onerosa in quanto comporta:

• difficoltà di condivisione e archiviazione
• mancanza di trasparenza
• tempi di ricerca elevati
• possibilità di smarrimenti
• inefficienza

Al contrario la gestione digitale garantisce una maggiore efficienza, oltre a far risparmiare sulla carta: ecco perché quest’anno il 40% degli investimenti nelle aziende italiane hanno riguardato progetti di dematerializzazione e digitalizzazione.

I risparmi del digitale

Digitalizzare il processo può portare a grandi risparmi:

• Rivedere in digitale l’intero ciclo dell’ordine porta tra i 25 e i 65€ di beneficio a ciclo, con un ritorno dell’investimento già nei primi 12 mesi.
• Maggiore produttività, accuratezza, ottimizzazione dello spazio e dei materiali
• Vi sono circa 45 miliardi di documenti di business che possono essere dematerializzati, equivalenti a:
  • 24 milioni di alberi abbattuti in meno
  • 4 milioni di tonnellate di CO2 in meno
  • Risparmio totale di 200 miliardi di euro, di cui 40 miliardi ascrivibili alla Pubblica Amministrazione e 160 miliardi alle PMI.

Purtroppo però ad oggi le imprese che hanno digitalizzato gli archivi fiscali sono ancora abbastanza limitate rispetto al numero totale di imprese esistenti in Italia: solo il 39% delle grandi imprese e il’1% delle PMI attive in Italia.

I risparmi della digitalizzazione

“Il Forum della Pubblica Amministrazione ha stimato l’entità del risparmio “da dematerializzazione” in cinque settori chiave: fatturazione elettronica, ricette mediche elettroniche, certificati medici online, fascicolo sanitario elettronico e processi telematici. “

Spesso le aziende non si rendono conto dei costi reali che produzione e gestione di un singolo documento cartaceo possono avere:

• Ciascun documento cartaceo (inteso come singolo foglio) può arrivare a costare all’azienda attorno ai 2 € l’anno
• Il costo del personale dedicato alla gestione e all’archiviazione del documento cartaceo ammonta al 40%
• La gestione dei documenti cartacei comporta quindi l’immobilizzazione di risorse umane in un’attività poco produttiva e con poco o nessun valore aggiunto.
• Demtaerializzare questi processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi alla gestione documentale cartacea

Altri vantaggi della digitalizzazione

• Maggior produttività. Processi più semplici significa anche riduzione dei volumi delle attività amministrative.
• Accesso più semplice ai propri documenti: un documento digitale è accessibile da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati.
• Ricercabilità del testo: quando un documento viene sottoposto a scansione tramite OCR, il testo in esso contenuto viene memorizzato con il documento. Questo permette di facilitare la ricerca dei propri documenti presenti nel repository documentale. Inoltre questo processo trasforma file ordinari in potenziali database di informazioni che possono essere usate a scopo di marketing, controllo e gestione.

Fonte: TechEconomy