24 Nov 2016 I vantaggi dell’EDI nella distribuzione
Ad oggi molte aziende utilizzano ancora procedure manuali e basate sullo scambio di documenti cartacei, che intaccano l’efficienza dell’attività commerciale e fanno crescere la quantità di lavoro di contabilità e riconciliazione necessario.
La catena di distribuzione si basa su un vasto numero di documenti, che vengono scambiati quando le merci sono prodotte, ordinate, consegnate, ricevute e vendute (ordini di acquisto, fatture, avvisi di spedizione, ecc.)
La Gran Bretagna è uno dei Paesi all’avanguardia nell’automatizzazione dei processi: viene spesso sfruttata la tecnologia EDI (Electronic data Interchange), che prevede la sostituzione delle procedure manuali di scambio di documentazione cartacea, con messaggi commerciali elettronici standardizzati, in grado di incrementare l’efficienza della supply chain e di ridurne i costi.
“Il settore retail grocery ha beneficiato in modo significativo della tecnologia EDI, che ha velocizzato transazioni, consegne, fatturazione e pagamenti e ha migliorato la visibilità delle merci nella supply chain, accelerando inoltre i cicli di riordino automatico, migliorando l’accuratezza dei dati e l’efficienza operativa, abbassando i costi e limitando il consumo di carta.“
L’utilizzo dell’EDI nella distribuzione
“La ricerca condotta da GS1 UK sui primi 15 gruppi britannici nella distribuzione di prodotti di largo consumo, ha rivelato che l’utilizzo della tecnologia EDI consente un risparmio annuo pari a 650 milioni di sterline (780 milioni di euro) rispetto alle procedure manuali, basate sullo scambio di documenti cartacei per ordini, fatture e avvisi di spedizione.”
- L’87% dei dettaglianti britannici ha implementato soluzioni EDI per gli ordini di acquisto
- L’84% per le fatture
- Il 69% dei fornitori del settore grocery utilizza la tecnologia EDI.
- Solo il 27% adotta il sistema al di fuori del settore
“L’EDI può contribuire a ridurre in modo significativo i costi, sostituendo i processi di informazione manuale, che richiedono una forte interazione umana e un notevole dispendio di materiali diversi, quali documenti cartacei, riunioni e fax. Limitando l’uso della carta, le aziende possono ridurre o eliminare i costi relativi a modulistica, spedizioni postali, riproduzione, memorizzazione e spese amministrative generali, quali archiviazione e recupero dei documenti.”
Si aggiunga poi il fatto che gli interventi umani presuppongono un certo margine di errore, che può derivare ad esempio da una calligrafia poco leggibile o dall’inserimento manuale dei dati.
I vantaggi dell’EDI
Il report evidenzia quattro aree principali in cui i vantaggi dell’EDI potrebbero essere maggiori:
- Implementazione completa di EDI nel settore (invio di ordini e fatture, adozione di avvisi di spedizione elettronici)
- Automatizzazione del processo order-to-cash, cioè il processo per cui un ordine di acquisto viene ricevuto ed è poi eseguito e consegnato, dando origine all’emissione di una fattura e all’incasso di un pagamento.
- Limitazione dell’utilizzo di documentazione cartacea, aumentando l’efficienza e lo sviluppo sostenibile, eliminando i costi di stampa relativi alla modulistica, quelli di spedizione postale, le spese generali amministrative, di archiviazione e recupero, di immissione dati e controllo manuale delle informazioni.
- Implementazione dell’EDI in tutti i settori
Ordini di acquisto elettronici vs. ordini cartacei
“L’indagine condotta da GS1 UK rileva una riduzione dei costi pari a £14 (circa €17)per ordine, grazie all’utilizzo di EDI rispetto ai processi manuali, comprendenti telefono, fax, posta ed e-mail, per inoltrare gli ordini al fornitore. Il risparmio è reso possibile dalla riduzione di controversie dovute a dati erronei, dal minor lavoro amministrativo e d’ufficio necessario, dalla più rapida movimentazione del magazzino e dal minor numero di verifiche di conformità richieste.”
Fatturazione elettronica vs. fatture cartacee
La ricerca condotta da GS1 ha inoltre rilevato un risparmio pari a £8.50 (circa €10) per fattura quando le società ricorrono alla tecnologia EDI invece che alla tradizionale fatturazione cartacea. Il risparmio è dovuto all’eliminazione del lavoro d’ufficio, di immissione dei dati e alla riduzione dei costi di memorizzazione riguardanti la fatturazione, nonché di quelli derivanti dalla gestione di eventuali controversie, lavoro amministrativo e convalida.
Adozione di avvisi di spedizione EDI/ASN
La ricerca evidenzia che il settore potrebbe risparmiare £12 (€14,50) per ordine se si mandasse un avviso di spedizione elettronico ai partner commerciali prima di procedere all’invio delle merci. Il risparmio sarebbe dovuto a una più veloce movimentazione del magazzino, all’ottimizzazione dei mezzi di trasporto su ruote, al miglioramento della logistica, a una riduzione del lavoro amministrativo, nonché a un contenimento di perdite di magazzino, ritardi e controversie.
