Il ciclo ordine-pagamento (P2P) coinvolge tutti quei processi aziendali legati a richieste, acquisti, ricezione, pagamenti e contabilizzazione di beni e servizi. Sempre più spesso però, nelle aziende il controllo delle singole spese in riferimento agli ordini di acquisto diventa difficile da gestire.

L’indagine Il futuro del Purchase to Pay di ICM Unlimited ha coinvolto 12 mercati europei ed imprese con un numero di dipendenti che va dai 100 fino ad oltre 5.000. Alcuni dati emersi:

• La maggioranza ha evidenziato scarsa collaborazione tra finance e acquisti.
• Il 79% delle aziende che hanno portato a termine il processo di digital trasformation del P2P sostiene che l’integrazione tra le due funzioni può contribuire al successo aziendale.

Integrare soluzioni P2P e coinvolgere acquisti e business unit, può facilitare i rapporti tra acquirenti e venditori: lo scambio di informazioni tramite reti commerciali solide, come potrebbe essere una rete di fatturazione elettronica integrata, permette ad acquirenti e venditori di seguire flussi di cassa prestabiliti.

Collaborazione tra finance e acquisti requisito fondamentale

Ciò che è emerso chiaramente dal’indagine è che perché le iniziative P2P abbiano successo, è fondamentale che finance e acquisti collaborino tra di loro:

• il 66% sostiene che le aziende possono accrescere il proprio fatturato migliorando l’integrazione tra dividione finance e acquisti.
• Il 90% dei Direttori Acquisti e dei Direttori Finanziari è d’accordo nel sostenere che questa collaborazione dovrà consolidarsi nei prossimi due anni.
• La funzione finance ha maggior bisogno degli acquisti, e non viceversa.
• I dipartimenti finanziari sono due volte più propensi a collaborare con la divisione acquisti, essendo maggiormente interessati al controllo e al processo, e quindi affidandosi alla collaborazione.

Ancora troppa gestione manuale nel P2P

Nonostante molte aziende europee stiano migrando verso soluzioni completamente digitalizzate, la maggior parte si affida ancora ad una gestione manuale del processo P2P:

• Nel 14% delle aziende inglesi/irlandesi e nel 13% di quelle francesi il processo P2P è ancora manuale
• L’8% dei decision maker inglesi e irlandesi ritiene che continuerà a gestire il processo manualmente
• Solo il 25% delle attuali operazioni di fatturazione in Europa viene gestito in modo totalmente automatico
• Il 37% delle fatture viene ancora emesso in formato cartaceo
• Il 38% delle fatture viene ancora inviato via e-mail
• Nel Regno Unito e Irlanda oltre il 46% delle fatture viene ancora gestito tramite e-mail
• In Francia il 54% delle fatture è solo in formato cartaceo, la posta elettronica viene utilizzata nel 27% dei casi e l’automatizzazione solo nel 19%
• In Spagna il 41% delle fatture è in formato cartaceo, il 38% viene inviato via e-mail e solo il 22% automatizzato.
• Nei Paesi del Nord Europa il 33% delle fatture è automatizzato, il 39% viene gestito via e-mail e solo il 27% è in formato cartaceo.
• In Italia il 44% delle fatture è gestita tramite e-mail, il 29% è automatizzato e solo il 26% è in formato cartaceo.

I vantaggi della digitalizzazione del ciclo ordine-pagamento

Tra i vantaggi principali emersi dall’indagine troviamo:

• Per il 38% potenziamento del controllo su spese e liquidità
• Per il 37% riduzione dei rischi e degli errori
• Per il 36% l’incremento della produttività nelle divisioni finance e acquisti
• Per il 29% la collaborazione
• Per il 70% favorisce l’incremento della produttività
• Per il 66% migliora il controllo dei processi P2P
• Per il 65% si riducono i costi dipartimentali

Gli strumenti adottati e futuri sviluppi

Efficienza e produttività sono le parole chiave nel ciclo ordine-pagamento e su questo si basano le scelte legate a tecnologie P2P che le aziende intendono adottare

• Il 39% ha adottato la gestione documentale, che è il “prerequisito” più diffuso in Europa per il processo P2P
• il 58% delle aziende pensa di adottare la gestione documentale nei prossimi due anni
• Il 56% ha intenzione di sviluppare soluzioni di Fatturazione elettronica
• Il 55% soluzioni di acquisizione delle fatture
• Il 54% soluzioni di elaborazione delle fatture
• Il 35% delle aziende attualmente adotta modalità digitali di gestione delle spese
• Il 55% ritiene di installarle entro la fine del 2018

Fonte: Techeconomy