23 Mar 2017 La conservazione delle fatture elettroniche
Una fattura viene considerata elettronica quando è stata emessa e ricevuta in qualsiasi formato elettronico e soddisfa i requisiti di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità. Ciò che conta non è quindi il formato (cartaceo o digitale) del documento nel momento in cui viene creato, l’importante è che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa/inviata e ricevuta.
I requisiti da rispettare
Una fattura elettronica deve rispettare dei precisi requisiti, da quando viene emessa fino a quando non giunge alla fine del periodo di conservazione:
- Autenticità: l’identità di chi emette la fattura deve essere certa, si valuta analizzando l’identità del sottoscrittore e l’integrità del documento
- Integrità del contenuto: i dati obbligatori ed il contenuto della fattura elettronica non possono essere alterati
- Leggibilità per l’uomo su schermo/stampa, anche dopo il processo di conservazione
La conservazione delle fatture elettroniche
Sia le fatture create in cartaceo che quelle create in formato elettronico possono essere conservate digitalmente. Le fatture elettroniche, così come tutti i documenti informatici, devono essere conservate rispettando:
- Norme del codice civile
- Disposizioni del codice dell’amministrazione digitale
- Regole tecniche dell’amministrazione digitale
- Norme tributarie
Vi sono inoltre degli ulteriori requisiti: devono essere consentite funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici per quanto riguarda nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data.
Il processo di conservazione a norma arriva al capolinea quando viene apposta la marca temporale sul pacchetto di archiviazione. Il contribuente deve sempre comunicare nella propria dichiarazione dei redditi che effettua la conservazione elettronica a norma per i documenti fiscalmente rilevanti.
Fatturazione elettronica e conservazione per il destinatario
Se il destinatario accetta la fatturazione elettronica, sarà a sua volta obbligato a garantire i 3 requisiti sopra riportati (autenticità, integrità e leggibilità) e quindi a conservare digitalmente le fatture ricevute.
E se il destinatario della fattura elettronica non vuole accettare il processo di fatturazione elettronica? Gli basterà stampare la fattura e conservarla in cartaceo, esprimendo così l’intenzione di non accettare la fattura come “elettronica” ai sensi dell’art 21 del D.P.R. 633/1972. L’emittente invece potrà continuare ad utilizzare la fatturazione elettronica e conservare digitalmente il documento.
Termini di conservazione
Entro quanto tempo deve essere mandata in conservazione una fattura elettronica? Come per gli altri documenti “fiscalmente rilevanti” , entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali di cui al DL 357/94 (redditi e/o IVA).
“Le fatture per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione. Il pagamento dell’imposta di bollo avviene in unica soluzione a consuntivo, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, ed esclusivamente mediante F24 con modalità telematica.”
