Le nuove regole tecniche per la conservazione in breve

18 Mag 2017 Le nuove regole tecniche per la conservazione in breve

Posted at 11:00h in Focus On di Arket Spa

L’11 Aprile 2017 è scaduto il termine ultimo per adeguare i sistemi di conservazione dei documenti al D.P.C.M. 03/12/2013 – Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Da tale data, quindi, la deliberazione CNIPA n.11/2004 è andata ufficialmente in pensione.

Le nuove regole tecniche, dal punto di vista tecnologico, risultano essere più neutre rispetto alle precedenti; inoltre viene data maggiore attenzione ai processi ed alle responsabilità collegati alla conservazione.

Secondo quanto indicato nel decreto, il sistema di conservazione deve assicurare (dal momento di presa in carico fino all’eventuale scarto) la conservazione di documenti e fascicoli informatici, adottando regole, procedure e tecnologie che garantiscano 4 caratteristiche fondamentali:

Autenticità
Integrità
Affidabilità
Leggibilità
Reperibilità

Il sistema di conservazione crea tre diversi tipi di pacchetti informativi:

Pacchetti di versamento
Pacchetti di archiviazione
Pacchetti di distribuzione

La conservazione può essere svolta:

Internamente all’azienda/PA
Affidandola totalmente o parzialmente a soggetti in grado di offrire idonee garanzie dal punto di vista organizzativo e tecnologico (ad es. enti accreditati come conservatori presso l’AGID).

Deve quindi essere identificato un responsabile della conservazione che assicuri la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento da lui prodotto al sistema di conservazione, seguendo le modalità operative precedentemente definite all’interno di un manuale di conservazione.

I compiti del responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione deve:

definire le caratteristiche ed i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti da conservare
gestire il processo di conservazione e garantire nel tempo la conformità alla normativa vigente
generare il rapporto di versamento
generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata
monitorare che il sistema di conservazione funzioni correttamente
assicurare la verifica periodica (massimo ogni 5 anni) dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi
adottare misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e l’obsolescenza dei formati
provvedere alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico
adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione
assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività
assicurare agli organismi competenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza
predisporre il manuale di conservazione e curarne l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti

Il manuale della conservazione

“Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione”

Il processo di conservazione a norma

Il processo di conservazione è composto da diversi step:

Acquisizione del pacchetto di versamento da parte del sistema di conservazione
Verifica della coerenza del pacchetto di versamento con quanto previsto nel manuale della conservazione ed eventuale rifiuto del pacchetto in caso di anomalie
Generazione del rapporto di versamento contenente un riferimento temporale e una o più impronte
Eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con firma digitale o firma elettronica qualificata
Preparazione, sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e gestione del pacchetto di archiviazione
Preparazione e sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del pacchetto di distribuzione
Produzione dei pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione
Scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma

Formati di documenti informatici per la conservazione

Il decreto indica alcuni formati che possono essere utilizzati nel processo di conservazione, in quanto permettono al documento di assumere le caratteristiche di immodificabilità e staticità previsti dalle regole tecniche: