13 Lug 2017 Maggior efficienza e controllo con il documento digitale
Il tema della dematerializzazione è fondamentale per le imprese italiane, poiché ha effetti diretti sulla produttività e quindi la competitività delle aziende stesse, oltre che a portare grandi vantaggi in termini di miglior gestione e maggior sicurezza.
Dall’ultimo rapporto dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione è emerso che tra 2009 e 2015 il numero di documenti scambiati elettronicamente è quadruplicato (più di 110 milioni di documenti scambiati con modalità digitali/elettroniche).
Tuttavia persiste un problema: le imprese italiane sono ancora poco digitalizzate e spesso non seguono percorsi studiati ed organici per portare innovazione al proprio interno, non seguono una strategia globale. Questo non permette di massimizzare i risultati ottenibili dalla dematerializzazione, anche nei casi in cui gli investimenti siano importanti.
Il punto fondamentale per le nostre aziende è quindi rappresentato da una rivoluzione culturale e non solo tecnologica: il primo e più importante passo consiste nel prevedere una strategia globale paperless a monte,
“con la consapevolezza che dematerializzare e gestire in modalità elettronica i documenti porta più efficienza e controllo, evitando ridondanze, tempistiche più lunghe ed errori tipici della gestione manuale (si pensi agli errori legati a sviste, ripetizioni o mancanza di campi compilati).”
L’inefficienza dello scambio manuale dei documenti
Dai dati raccolti dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione è emerso che:
- Solo 60.000 aziende su 5 milioni utilizzano portali B2B ed extranet per i rapporti con i propri partner
- Molti documenti vengono ancora scambiati manualmente, via fax o posta tradizionale
- Vi sono ancora clienti che effettuano ordini telefonicamente, anche se le soluzioni digitali per gli ordini si stanno diffondendo sempre più
Il processo di trasmissione dei documenti, quindi, ha ancora grandi margini di miglioramento per le nostre imprese.
Digitalizzare il ciclo di vita del documento
Ma oltre alla trasmissione e scambio dei documenti, anche le fasi di ricevimento, archiviazione e gestione del documento devono essere riviste in ottica paperless: il documento cartaceo deve essere digitalizzato tramite scansione, l’OCR permette poi di riconoscere ed estrarre i dati dal documento. Il documento quindi potrà essere gestito con un software di archiviazione e gestione documentale, che permetterà di classificare ed organizzare tutti i documenti aziendali, ricercarli e trovarli facilmente, anche quando ci si trova al di fuori dell’azienda, grazie ad App per smartphone e tablet o portali web.
Un ulteriore passaggio consiste nel mandare i documenti in conservazione digitale a norma di legge, che permette di liberarsi definitivamente delle copie cartacee dei documenti: infatti quando un documento digitale viene mandato in conservazione esso, tramite una serie di procedure informatiche, acquisisce valore legale, civile e fiscale, tanto quanto il documento cartaceo.
Le normative italiane in tema di dematerializzazione
Negli ultimi anni, in Italia, sono state attuate una serie di normative che hanno incentivato le aziende ad interessarsi al tema “paperless” e ad avviare progetti di dematerializzazione e digitalizzazione.
Ad esempio, dal 2013 fatture elettroniche e cartacee si equivalgono in termini di garanzia di autenticità dell’origine, integrità dei contenuti e leggibilità nel tempo.
Dal 2014 tutte le aziende che devono interfacciarsi con la Pubblica Amministrazione, sono obbligate ad utilizzare la fatturazione elettronica in uno specifico formato (FePA), assicurando la tracciabilità dei pagamenti ed il controllo sulla spesa pubblica.
Documenti digitali per tutti
La grande sfida, quindi, resta quella di portare la digitalizzazione dei documenti e conseguentemente l’eliminazione del cartaceo e dei processi manuali, in tutte le imprese: i vantaggi in termini di produttività, efficienza, tempistiche, spazio, risorse, sono innegabili.
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