06 Apr 2017 Migliorare i processi produttivi analizzando ed ottimizzando i processi documentali
Per monitorare e migliorare i processi produttivi è necessario conoscere, semplificare ed ottimizzare anche i processi documentali ed i flussi di dati ad essi collegati.
Possiamo identificare 3 tipologie di processi all’interno di una realtà aziendale: strategici, gestionali ed operativi. Tutti questi processi possono e dovrebbero essere mappati e documentati, avendo ben chiaro quali sono gli attori coinvolti nelle attività operative e decisionali e come si sviluppano i flussi di dati.
Analizzare i processi per trovare i punti di miglioramento
Analizzando i processi attualmente adottati, vi è la possibilità di ridefinire i flussi di azioni in essi coinvolti, ottimizzando le fasi operative e rendendo parallele le attività seriali. Ogni processo elabora dei dati e documenti, che devono essere trattati, gestiti e condivisi in modo adeguato se si vogliono ottenere i benefici a livello operativo della ridefinizione dei processi.
Documenti digitali per processi più efficienti
La digitalizzazione di dati e documenti permette di condividere facilmente le informazioni (che possono essere così scambiate in real time), di tracciare il proseguimento delle attività e di parallelizzare procedure che altrimenti sarebbero possibili solo in modo sequenziale. Il fatto di utilizzare documenti e dati digitali consente di intervenire soprattutto sui processi nascosti.
Questa analisi dei processi permette di portare alla luce ridondanze e criticità, portando benefici legati alla prevenzione e riduzione di problemi ed errori, a decisioni evidence based, miglioramento continuo, risparmi e maggior soddisfazione dei clienti; in sintesi efficienza, efficacia e utili.
Gli indicatori (KPI) per valutare i risultati
Dopo aver effettuato l’analisi ed aver individuato le criticità e punti di miglioramento, si devono definire degli indicatori che permettano di verificare il raggiungimento dei risultati (i cosiddetti KPI – Key Performance Indicator). I KPI devono avere delle specifiche caratteristiche per essere funzionali alla valutazione:
- Essere specifici rispetto all’obiettivo da misurare
- misurabili
- accessibili
- pertinenti rispetto ai bisogni informativi
- tempo-definiti
Savino, nell’articolo pubblicato su Agenda Digitale propone una lista di indicatori dei processi digitali da prendere in considerazione nella reingegnerizzazione dei processi:
- tempo medio per l’emissione di un’offerta, conferma d’ordine, richiesta d’acquisto o contratto
- tempo medio per ottenere un’offerta o conferma d’ordine
- tempo di risposta a richieste di informazioni o reclami dei clienti
- numero di offerte/ordini errati sul totale di offerte/ordini emessi
- tempo trascorso tra il ricevimento di un ordine di spedizione in magazzino e la spedizione della merce
- giorni di ritardo medio nei pagamenti effettuati e ricevuti
- tempo necessario per processare una fattura
- tempo che intercorre tra il ricevimento dell’ordine e la consegna dei beni/servizi ordinati
Gli indicatori ci permetteranno quindi di verificare in modo oggettivo se abbiamo raggiunto gli obiettivi prefissati o se è necessario migliorare flussi, risorse o tempi.
