Esistono soluzioni software in grado di digitalizzare l’intero ciclo di vita del documento, dalla creazione/ricezione, alla condivisione e l’archiviazione. I vantaggi sono numerosi:

• Eliminazione delle attività manuali di inserimento delle informazioni
• Riduzione dei costi legati all’utilizzo della carta
• Maggior efficienza
• Compliance normativa
• Sicurezza
• Integrazione con il sistema informativo già presente in azienda (ERP, CRM ecc.)

Ediformat e Adobe, tramite l’indagine “L’automazione dei processi documentali – Percezione e orientamenti delle aziende italiane”, hanno voluto indagare quale sia la situazione italiana per quanto concerne l’automazione dei processi documentali nelle imprese medio grandi.

L’automazione dei processi documentali in Italia

Nella maggior parte dei casi l’adozione di nuove tecnologie ha motivazioni strettamente pragmatiche o legate agli obblighi di legge. Alcune aziende però si discostano da questo trend ed innovano andando a rivedere anche i processi aziendali sottostanti.

Automatizzare i processi documentali per un’area amministrativa (e non solo) efficiente

La maggior parte degli investimenti in ottica di automazione dei processi documentali ha coinvolto l’area amministrativa aziendale, gli acquisti e le vendite/marketing.

Le principali priorità?

• Ridurre la complessità ed i tempi legati ai processi documentali
• Essere conformi alle normative
• Ridurre i costi
• Maggior sicurezza/protezione dei documenti
• Ottimizzazione nella gestione delle risorse umane
• Miglioramento delle relazioni con i soggetti coinvolti
• Riduzione degli errori nei documenti

I fattori che influenzano gli investimenti in automazione

Anche se l’attenzione ai costi è sempre presente, essa non si è dimostrata essere un fattore condizionante nelle scelte di investimento.

Gli elementi centrali presi in considerazione nella scelta di una soluzione di automazione dei processi documentali riguarda invece:

• Completezza funzionale della soluzione di automazione documentale
• Impatto su quanto già esistente in azienda
• Necessità di adeguarsi a normative
• Vincoli organizzativi interni
• Cultura del cambiamento

Quanti hanno già investito in automazione?

• Il 21% delle aziende intervistate ha già effettuato investimenti per quanto riguarda l’automazione dei processi documentali
• Il 16% ha programmato di investire in automazione nei prossimi 12-18 mesi
• Il 63% è interessato alla tematica ma non ha ancora investito in questo tipo di soluzioni

Quali esigenze portano all’adozione di soluzioni di automazione e digitalizzazione dei processi documentali?

Le imprese che hanno già investito in automazione documentale, o comunque si sono dimostrate interessate, hanno una serie di esigenze comuni che desiderano soddisfare:

• Condivisione dei documenti all’interno dell’azienda o con i business partner
• Adeguarsi alle normative
• Archiviare digitalmente il patrimonio documentale
• Gestione integrata del workflow documentale
• Passare dal cartaceo al digitale nell’acquisizione dei documenti
• Adottare protocollo elettronico e conservazione sostitutiva
• Maggior sicurezza dei documenti ed utilizzo della firma digitale
• Gestire i flussi documentali in uscita
• Pubblicare documenti e contenuti su Internet

Progetti quali l’adozione della fatturazione elettronica o la gestione digitalizzata dei contratti, insieme alla capacità delle soluzioni di automazione documentale di rendere più efficienti e meno costose le attività amministrative, permetteranno all’automazione dei processi documentali di farsi sempre più strada all’interno delle aziende.

Fonte: I-dome