Negli ultimi anni si stanno diffondendo sempre più soluzioni software innovative, in grado di compiere azioni ripetitive al posto delle risorse umane. Tipicamente vengono coinvolti processi amministrativi ripetitivi, come l’acquisizione di documenti, operazioni di inserimento dati o il controllo sulla correttezza dei dati immessi.

Secondo un’indagine Deloitte – Global CPO Survey 2016 – i progetti di automazione dei processi hanno un’alta importanza e urgenza e rappresentano la maggiore priorità per il 30% dei Global Services Leaders.

È per questo motivo che le nuove tecnologie di Automazione dei Processi si stanno diffondendo sempre più, tant’è che si prevede una crescita annua del 20% per questo mercato, almeno fino al 2020.

I vantaggi dell’automazione dei processi amministrativi

L’automazione dei processi raggiungibile con questi software permetterà di portare alti livelli di efficienza e riduzione dei costi nelle organizzazioni che scelgono di adottarli, soprattutto in quelle realtà in cui il costo del back office è particolarmente elevato:

• Riduzione dei costi legati ad operazioni amministrative ripetitive
• Riduzione degli errori nei processi di back office
• Processi più veloci ed efficienti
• Pieno controllo sul processo
• Possibilità di verificare l’andamento dell’esecuzione dei task da parte del software ed eventuali anomalie/errori riscontrati

Automazione dei processi ed integrazione con il sistema informativo esistente

Questi software sono in grado di interagire ed integrarsi con le altre applicazioni già presenti all’interno del sistema informativo aziendale, permettendo di eliminare attività ripetitive e laboriose (soprattutto per quanto riguarda i processi amministrativi) con poco valore aggiunto per le risorse umane.

Per un’automazione dei processi efficiente ci vuole la giusta impostazione organizzativa

Perché un progetto di automazione dei processi aziendali sia veramente efficace, è necessario affrontare preventivamente anche altre tematiche correlate all’impostazione organizzativa dell’azienda: ad esempio revisione dei processi in ottica lean, bilanciamento dei carichi di lavoro, riduzione delle attività di verifica e produzione, ma anche valutazioni sui protocolli legati alla gestione degli errori, sicurezza e accesso dei dati, business continuity.

Gli aspetti da considerare per l’automazione dei processi

Prima di partire con un progetto di automazione è importante definire alcuni aspetti fondamentali:

• Quali processi si vogliono automatizzare e per quale motivo
• Quali sono i benefici attesi
• Quali sono i processi prioritari
• Le tempistiche di implementazione
• Quale soluzione software utilizzare e a che partner tecnologico affidarsi
• Come gestire il cambiamento organizzativo una volta implementata la soluzione di automazione

Quale impatto può avere un software di automazione dei processi sulla forza lavoro?

Secondo Digital4 le soluzioni di automazione stanno “avendo sulla forza lavoro impiegatizia un effetto analogo a quello avuto dal settore operario con l’introduzione delle linee di produzioni automatiche robotizzate.”

• Una prima evidente conseguenza del non fare più compiere azioni ripetitive alle risorse umane riguarda la richiesta di maggiori qualificazioni al personale che solitamente si occupa dei processi amministrativi.
• Le risorse prima necessarie ai processi di back office, ora automatizzati, potranno dedicarsi ad attività con un maggiore valore aggiunto (ad esempio analisi dei risultati aziendali)
• Nasceranno nuove figure professionali legate a questi nuovi processi automatizzati

Fonte: Digital4Biz

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