Il metodo più efficace per ridurre sensibilmente i costi aziendali ed allo stesso tempo migliorare l’efficienza e la produttività dell’impresa? Rivedere i propri processi in ottica digitale e scegliere le soluzioni più adatte per gestirli.

Per poter intraprendere questo percorso, il primo passo consiste nell’effettuare un’analisi, che consente di identificare i processi inefficienti; questi potranno essere così ridefiniti e resi più snelli, andando ad eliminare le attività con nessuno o poco valore aggiunto che li compongono.

Esempi di flussi aziendali inefficienti

Qualche esempio di flussi, presenti in qualsiasi azienda, che includono attività dispendiose in termini di tempo, risorse, personale coinvolto ed errori:

• Il data entry manuale per registrare nel proprio ERP/gestionale i documenti ricevuti
• L’archiviazione manuale e cartacea dei documenti
• La ricerca di documenti all’interno di un archivio cartaceo
• Lo scambio manuale di documenti, soprattutto se il documento deve essere sottoposto a revisioni o approvazioni
• Le operazioni di confronto tra i documenti (ad esempio fattura fornitore e ordine) per verificare che i dati quadrino

Quali processi aziendali digitalizzare?

Ogni azienda, qualisasi sia la dimensione e la categoria merceologica di appartenenza, si ritrova a dover gestire ed elaborare quotidianamente moli di documenti e dati.

Il punto di partenza per ottenere flussi aziendali più fluidi (e quindi ridurre i costi) può essere proprio un’analisi di come questi documenti e dati vengono creati, elaborati, gestiti e condivisi, andando ad identificare i punti di debolezza ed i passaggi inutili e dispendiosi.

Una cosa è però certa: una delle principali cause dell’inefficienza dei flussi documentali è l’utilizzo del documento tradizionale – non digitale, che intrappola le informazioni sul supporto cartaceo.

Perchè dire addio ai documenti cartacei

Come anticipato, il più grande limite dei documenti cartacei è rappresentato dal fatto che intrappolano l’informazione: per poter utilizzare o rielaborare i dati contenuti in un documento tradizionale, infatti, si devono effettuare per forza delle operazioni di inserimento manuale nel sistema informativo, le quali (essendo attività ripetitive) portano con sè il rischio di effettuare errori. Quindi, oltre a dover sprecare tempo ed impegnare personale per effettuare manualmente operazioni sul documento, vi è anche una maggiore probabilità di avere dati non esatti.

Tutti i vantaggi dei documenti digitali

Il contenuto dei documenti digitali, invece, è direttamente elaborabile dal sistema informativo aziendale: vengono ridotte le tempistiche di elaborazione, avendo la certezza della correttezza del dato e potendo rendere automatiche molte delle operazioni sul documento che altrimenti dovrebbero essere effettuate manualmente (ad es. la registrazione del documento nel gestionale o l’archiviazione automatica).

C’è poi da dire che i documenti digitali sono anche più facili da condividere (senza il rischio che vadano persi) e possono essere ricercati e consultati in qualsiasi momento, ovunque e senza fatica, anche grazie alla possibilità di collegare documenti tra loro correlati (ad es. ordine, fattura, bolla).

Tutte le attività legate al documento digitale, inoltre, possono essere tracciate ed inserite all’interno di flussi paralleli tra loro, velocizzando l’esecuzione delle azioni necessarie sul documento.

Vi è poi un aspetto legato alla sicurezza: se si utilizzano software per la gestione documentale, che permettono di scegliere chi ha l’autorizzazione o meno a visualizzare o effettuare operazioni su di uno specifico documento, si elimina il rischio che i documenti arrivino nelle mani di persone a cui non erano destinati. Sarà inoltre possibile tenere traccia di quali operazioni sono state effettuate sul documento, da chi e quando.

Andando quindi a ridurre o addirittura eliminare le attività ripetitive ed inefficienti, tramite la digitalizzazione dei documenti e l’automazione processi, le aziende otterranno enormi vantaggi in termini di costi, tempo, e precisione. Inoltre il personale, una volta liberato da queste attività, potrà impegnarsi in attività con maggior valore aggiunto ed essere maggiormente produttivo.