A partire dal 1° luglio 2016, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un software gratuito dedicato alla fatturazione elettronica tra privati, per la creazione, gestione e conservazione della fattura elettronica online. É stata prevista una prima fase di sperimentazione transitoria, terminata il 31 dicembre 2016. Dal 1° gennaio 2017 è possibile trasmettere le proprie fatture tramite il Sistema di Interscambio.

Gli utenti interessati, in possesso del PIN dell’Agenzia delle Entrate per l’accesso ai servizi telematici, il nuovo SPID o CNS (Carta Nazionale dei Servizi), possono accedere alla sezione dedicata alla fattura elettronica tra privati nel sito dell’Agenzia delle Entrate. Il software può essere utilizzato sia per le fatture tra Partite Iva sia per la FePA.

Le date e le funzionalità disponibili

• Dal 1° luglio al 31 Dicembre 2016 viene reso disponibile il servizio gratuito per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche, per prendere confidenza con l’applicazione ed il processo.

• Dal 1° gennaio 2017 è possibile trasmettere tramite il Sistema di Interscambio (SdI):
  • Fatture a clienti privati (fino al 31 dicembre 2016 lo SdI era disponibile solo per le FePA)
  • Dati delle fatture attive e passive da trasmettere all’Agenzia
  • Dati dei corrispettivi elettronici
• Dal 1° gennaio 2019 diventa obbligatorio lo scambio di fatture elettroniche attraverso lo SdI tra privati (partite Iva e consumatori finali)

Come funziona il servizio per la fatturazione elettronica tra privati dell’Agenzia delle Entrate

Il servizio utilizza il Sistema di Interscambio, già utilizzato per la Fatturazione elettronica Pubblica Amministrazione.

Per generare la fattura elettronica tra privati l’utente deve:

• Accedere e scegliere l’utenza di lavoro
• Generare la fattura elettronica
• Selezionare il formato della fattura – FePA, ordinaria o semplificata
• In base all’opzione scelta l’utente potrà:
  • Generare una nuova fattura, inserendo manualmente i dati del fornitore, del cliente e della fattura. Una volta verificata la correttezza dei dati si può procedere alla generazione, trasmissione e conservazione della fattura elettronica.
  • Riprendere l’ultima fattura generata e archiviata
  • Importare la fattura da file XML generato da altro software (ad es. gestionale)

Quando e perché il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate non basta?

L’utilizzo del software richiede che vengano effettuate numerose attività manuali e ripetitive: si dovrà generare la fattura in formato XML tramite apposito software ed esportarla, accedere al portale web dell’Agenzia delle Entrate, importare la fattura precedentemente creata oppure generare la fattura inserendo manualmente i dati in un form all’interno del portale.

Questa potrebbe essere una buona soluzione per chi emette un numero molto esiguo di fatture, ma le aziende che gestiscono quotidianamente una certa mole di documenti di questo tipo dovrebbero dedicare molto tempo e risorse a queste operazioni.

Scegliendo di utilizzare il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate, non sarà inoltre possibile automatizzare il processo di creazione, archiviazione, gestione e registrazione delle fatture elettroniche.

Scegliere di affidarsi ad una piattaforma software dedicata alla completa digitalizzazione ed automatizzazione del processo di fatturazione elettronica, invece, consente di eliminare tutte le attività manuali legate alla creazione e trasmissione delle fatture attive e alla registrazione e gestione delle fatture passive.

Il servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate, inoltre, consente di conservare a norma di legge solamente le fatture elettroniche in formato XML.

In realtà, però, la conservazione digitale a norma può essere applicata a qualsiasi documento d’impresa, non solo alle fatture elettroniche: vale la pena, quindi, pensare di portare in conservazione anche altri documenti che transitino in azienda, rendendo interamente digitale il ciclo ordine-pagamento.