Station Tips: estrazione dati da PDF vettoriali

L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica ha dato nuovo slancio alla digitalizzazione delle imprese.

Vi abbiamo già parlato di come sia possibile estrarre e caricare automaticamente i dati della fatture ricevute dai propri fornitori nell’ERP/gestionale (sia in formato elettronico XML, che in PDF) con il software Station (per scoprire come funziona clicca qui per leggere l’articolo).

 

È ora fondamentale che le aziende prendano coscienza del fatto che la digital transformation può essere applicata a moltissimi altri flussi di lavoro quotidiani, non soltanto alla gestione delle fatture di vendita e di acquisto.

Basti pensare che ogni giorno, in qualsiasi organizzazione, transita un grande numero di documenti in formato PDF, siano essi scansioni di documenti cartacei o documenti nativamente digitali: ordini, ddt, offerte, contratti

 

Gestire manualmente le informazioni contenute nei documenti PDF: limiti e inefficienze

Molto spesso ci si ritrova a dover inserire le informazioni contenute in questi documenti PDF nel sistema informativo aziendale (ad es. nell’ERP), il tutto manualmente: questo significa quasi sempre stampare il documento, per poi procedere a digitare all’interno del software il testo contenuto nel PDF.

Oltre ad essere un processo estremamente dispendioso in termini di tempo, si rischia anche di commettere errori nel ricopiare le informazioni, vuoi perché si tratta di azioni ripetitive o per distrazione.

Per non parlare poi della scarsa efficienza di scambiarsi documenti in formato digitale per poi doverli comunque stampare per gestirli.

 

Estrazione delle informazioni dai documenti e data entry automatico con Station

Con il software Station è possibile automatizzare i processi di estrazione dell’informazione dal documento PDF ed il successivo data entry nel sistema informativo. Si elimina così completamente la necessità di stampare i PDF ricevuti e di ricopiare manualmente ogni singolo dato.

In questo contesto, il tipo di PDF più semplice da gestire in termini di estrazione delle informazioni è quello vettoriale, cioè quel tipo di PDF che contiene testo direttamente selezionabile.

 

Come fa Station ad estrarre le informazioni dal PDF vettoriale?

Station è dotato di quello che viene chiamato “motore di mappatura”, che consente di definire delle regole (sia statiche che dinamiche) per l’estrazione dei dati dai documenti.

La funzionalità di auto-mappatura inoltre è in grado di identificare ed estrarre in modo intelligente le informazioni contenute nella testata e nel piede del documento, basandosi sulle etichette presenti (ad es. “data fattura” “numero”, “partita iva” ecc.)

 

I vantaggi di un software di automazione dei processi documentali come Station

La Robotic Process Automation messa in campo con il software Station permette di automatizzare un insieme di flussi di lavoro quotidiani che coinvolgono processi onerosi. L’intervento dell’utente viene richiesto solo nel caso in cui vengano identificate delle anomalie, fornendo indicazioni precise dell’errore riscontrato.

Questo consente di ridurre notevolmente i tempi di gestione dei documenti, individuare ed eliminare eventuali errori ed anomalie e quindi raggiungere una maggior efficienza nei processi aziendali quotidiani che coinvolgono documenti.

Inoltre, una volta che le informazioni sono state inserite nel sistema informativo aziendale, il documento può essere archiviato sempre digitalmente, di modo che possa essere recuperato facilmente in caso di necessità: Station infatti è in grado di integrarsi anche con i software di gestione documentale, andando ad archiviare automaticamente il documento.

Station fa parte di una suite di software documentali, nativamente integrati tra loro: di questa suite fanno parte anche la soluzione di gestione ed archiviazione documentale Globe ed il software di document composition Sendy.

 

Vuoi saperne di più su come estrarre i dati dai documenti PDF con Station? Contattaci per fissare una demo!

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