Smart Working per l’ufficio acquisti

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SMART WORKING PER L’UFFICIO ACQUISTI?

Con Arket si può fare: scopri come avere il pieno controllo di documenti e processi di acquisto ovunque ed in qualsiasi momento

Per l’ufficio acquisti è fondamentale gestire in modo snello l’intero ciclo dell’ordine di acquisto ed interagire facilmente con i fornitori e gli altri reparti aziendali coinvolti nei processi.

 

Per lavorare in modo smart, indipendentemente dal luogo in cui ti trovi, devi essere in grado di:

  • monitorare gli stati di avanzamento dei processi d’acquisto
  • recuperare e scambiare in modo semplice la relativa documentazione
  • automatizzare i flussi di creazione e scambio di documenti

 

Tutto questo diventa possibile solamente adottando gli strumenti giusti: la chiave è la dematerializzazione e digitalizzazione di documenti, informazioni e processi, che permette di accedere ovunque ed in qualsiasi momento alle risorse aziendali, condividere documenti ed informazioni ed avere il pieno controllo sui processi.

 

Arket può offrirti la consulenza necessaria per analizzare gli attuali flussi di lavoro d’acquisto e fornirti le soluzioni migliori per essere sempre pienamente operativi, anche da fuori sede.

Le nostre soluzioni documentali per l’ufficio acquisti

 

 

Globe è il software della suite documentale Arket che, configurato sulla base delle tue specifiche necessità, snellisce i flussi di lavoro dell’ufficio acquisti e permette di svolgere attività lavorative d’ufficio anche da remoto, con la massima efficienza.

 

 

I 10 vantaggi che l’ufficio acquisti può ottenere con le soluzioni Arket:

Gestire digitalmente l’intero ciclo dell’ordine di acquisto tramite flussi standardizzati

Avrai tutti i documenti del ciclo dell’ordine a portata di mano, ovunque ed in qualsiasi momento.

Ricercare facilmente e velocemente qualsiasi documento archiviato, effettuando verifiche immediate sullo stato degli ordini

La ricerca è ancora più semplice anche grazie alla possibilità di collegare tra loro documenti diversi in modo automatico o manuale (ad es. ordini con fatture e ddt).

Acquisire automaticamente dall’ERP RDA, ordini e fatture di acquisto, con innesco automatico di flussi approvativi

che coinvolgono determinati utenti tramite notifiche automatiche e seguono regole configurabili, anche per quanto riguarda i limiti di spesa

Gestire in modo efficiente le Gare d’Appalto

tramite la creazione automatica di Dossier che raggruppano tutti i documenti relativi ad una specifica Gara e la configurazione di Workflow che guidano gli utenti nell’inserimento della documentazione necessaria

Automatizzare l’emissione e l’invio delle RDO ai fornitori

sfruttando diversi canali (ad es. e-mail o portale web), la composizione di e-mail da modello e l’invio a specifici contatti dell’anagrafica fornitori in modo automatico

Migliorare il sistema di caricamento delle offerte da parte dei fornitori

grazie al portale Web dedicato, notifiche e reminder automatici

Creare in modo guidato contratti fornitore da modelli Word ed Excel che si compongono in modo automatico

e gestirne il versioning, coinvolgendo e guidando se necessario utenti di altri reparti aziendali nella compilazione di specifiche sezioni del documento

Gestire le attività di fornitori di servizi legate ai contratti ed i relativi rapportini di intervento

Potrai inserire tramite form personalizzati le attività previste per ogni fornitore ed acquisire i relativi rapportini d’intervento, con creazione di documenti di riepilogo e di consuntivazione ed innesco di flussi approvativi

Ricevere alert automatici relativi alle scadenze

dei pagamenti o dei contratti fornitori ed allo stato di approvazione dei documenti

Avere una visione immediata e complessiva dello stato di avanzamento dei processi

sfruttando KPI, grafici, Workflow ed applicazione di filtri e viste

Quali miglioramenti puoi ottenere con le nostre soluzioni

  • Svolgimento efficiente delle attività dell’ufficio acquisti ovunque ed in qualsiasi momento
  • Miglioramento della collaborazione e comunicazione più rapida, sia internamente che con i fornitori
  • Scambio più semplice, veloce e sicuro di documenti con fornitori e colleghi (tramite e-mail, PEC, link, portale web…), tenendo traccia degli invii
  • Flussi di lavoro standardizzati ed ottimizzati, eliminando il rischio di errori o dimenticanze: ogni utente viene guidato nell’esecuzione dei compiti e nell’inserimento dei documenti e delle informazioni necessari
  • Automazione dei flussi approvativi: addio allo scambio continuo di documenti ed informazioni via e-mail, telefonate di sollecito e versioni cartacee sulle scrivanie!

  • Riduzione delle tempistiche per la creazione di nuovi contratti, lo scambio di documenti relativi agli acquisti e la gestione delle gare d’appalto
  • Integrazione con il resto del sistema informativo, per avere informazioni sempre allineate e raccolte in unico punto
  • Maggior controllo sui processi, sulle persone coinvolte e sulle tempistiche di svolgimento delle attività
  • Flessibilità di utilizzo: Globe è disponibile in versione client desktop, client web o app
  • Reperimento immediato di informazioni e documenti in modo semplice e veloce
  • Alert automatici e personalizzabili relativi ai documenti in scadenza, per essere sempre puntuali e non rischiare di dimenticare nulla

Scopri qualche esempio pratico leggendo le nostre storie di successo

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Il nostro staff commerciale ed i nostri consulenti saranno felici di approfondire insieme a te le specifiche esigenze della tua realtà aziendale, per trovare la soluzione che meglio si adatta alle vostre peculiarità.