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L’esigenza
Un importante gruppo industriale necessitava di gestire in modo efficiente, sicuro e controllato: a) la creazione e lo scambio dei contratti con i propri fornitori di servizi, b) i rapportini d’intervento relativi alle attività effettivamente svolte nell’ambito dei contratti stipulati.
In particolare, si desiderava:
- snellire lo scambio della documentazione tra ufficio acquisti ed ufficio legale nella fase di creazione dei contratti
- avere maggior controllo sull’invio dei contratti definitivi ai fornitori e sull’archiviazione della copia firmata
- gestire in modo efficiente i rapportini di intervento relativi alle attività svolte
- consuntivare facilmente le attività svolte in un determinato periodo da uno specifico fornitore, rendendo più semplici anche le successive attività di fatturazione
La soluzione: Globe
Il software di gestione documentale Globe, già ampiamente utilizzato in altri contesti all’interno dell’azienda, si è rivelato la soluzione ideale per rispondere alle specifiche esigenze emerse nell’ambito della gestione di contratti con fornitori di servizi esterni.
Sono stati implementati due flussi, tra loro correlati:
- Un primo flusso è legato alla creazione dei contratti fornitori ed al continuo scambio di documenti tra ufficio acquisti ed ufficio legale, necessario per arrivare alla versione definitiva del contratto.
- Il secondo flusso riguarda invece le attività effettivamente svolte nell’ambito del contratto, cui sono legati i rapportini di intervento e la relativa fatturazione.