Flusso di creazione di contratti fornitore per servizi e manutenzione

Acquisti, legale, produzione

Indice dei contenuti

L’esigenza

Un importante gruppo industriale necessitava di gestire in modo efficiente, sicuro e controllato: a) la creazione e lo scambio dei contratti con i propri fornitori di servizi, b) i rapportini d’intervento relativi alle attività effettivamente svolte nell’ambito dei contratti stipulati.

In particolare, si desiderava:

snellire lo scambio della documentazione tra ufficio acquisti ed ufficio legale nella fase di creazione dei contratti
avere maggior controllo sull’invio dei contratti definitivi ai fornitori e sull’archiviazione della copia firmata
gestire in modo efficiente i rapportini di intervento relativi alle attività svolte
consuntivare facilmente le attività svolte in un determinato periodo da uno specifico fornitore, rendendo più semplici anche le successive attività di fatturazione

La soluzione: Globe

Il software di gestione documentale Globe, già ampiamente utilizzato in altri contesti all’interno dell’azienda, si è rivelato la soluzione ideale per rispondere alle specifiche esigenze emerse nell’ambito della gestione di contratti con fornitori di servizi esterni.

Sono stati implementati due flussi, tra loro correlati:

Un primo flusso è legato alla creazione dei contratti fornitori ed al continuo scambio di documenti tra ufficio acquisti ed ufficio legale, necessario per arrivare alla versione definitiva del contratto.
Il secondo flusso riguarda invece le attività effettivamente svolte nell’ambito del contratto, cui sono legati i rapportini di intervento e la relativa fatturazione.

FLUSSO 1: creazione di contratti

Fase 1: Ufficio acquisti – creazione della bozza di contratto da ordine d’acquisto

L’ufficio acquisti crea un nuovo contratto d’acquisto compilando un apposito form in Globe, a partire da un ordine di acquisto precedentemente inserito a gestionale: inserendo alcuni dati di base del contratto (ad es. numero del contratto) Globe recupera in automatico altri dati dal gestionale.

Dopo aver selezionato i referenti ed i supervisori delle attività, viene generata una nuova bozza di contratto, a partire da un modello Word preimpostato ed editabile.

L’inserimento dei dati di base, inoltre, attiva un workflow di gestione di tutte le attività previste per i contratti fornitore.

Fase 2: Ufficio acquisti – definizione degli elementi del contratto

A questo punto l’ufficio acquisti può procedere, tramite un’apposita azione in Globe, alla definizione degli elementi che dovranno comporre il contratto.

Questi dettagli saranno necessari all’ufficio legale per la stesura della versione definitiva del documento.

Una volta che l’utente ha compilato i campi richiesti nella maschera, si aprirà un modello Word/Excel precompilato con le informazioni inserite, mentre alcuni campi del documento dovranno essere compilati manualmente da parte dell’utente.

Possono anche essere inseriti eventuali altri “documenti regolatori” specifici, che vengono automaticamente collegati al documento principale tramite link.

Terminato l’inserimento dei dati, l’utente seleziona l’azione “Elementi contratto completati” e stabilisce una data entro cui il contratto dovrà essere pronto; questo scatena automaticamente un workflow, che assegna la documentazione appena preparata all’ufficio legale.

Fase 3: ufficio legale – stesura della bozza di contratto

A questo punto viene assegnato un task all’ufficio legale, che deve verificare gli elementi necessari per la stesura del contratto. Nel caso mancassero delle informazioni, il documento con le specifiche di contratto torna all’ufficio acquisti ed il flusso precedente si ripete.

Se invece l’ufficio legale possiede tutte le informazioni di cui necessita, procede alla stesura del contratto, a partire dalla bozza generata inizialmente dall’ufficio acquisti ed integrandola con gli elementi definiti nella fase precedente.

L’ufficio legale provvede quindi a mandare avanti il workflow, assegnando la bozza aggiornata all’ufficio acquisti per le verifiche. Gli utenti dell’ufficio acquisti coinvolti nel flusso ricevono una mail di notifica contenente gli estremi del contratto in preparazione da verificare.

Fase 4: ufficio acquisti – verifica della bozza di contratto

Tramite l’azione “verifica bozza contratto” l’ufficio acquisti ha la possibilità di allegare nuovi documenti e dichiarare che la bozza è stata verificata, mandando avanti il workflow ed assegnando un nuovo task di verifica della bozza all’ufficio legale.

Fase 5: ufficio legale – verifica della bozza di contratto

Il contratto torna nuovamente all’ufficio legale, che verifica le eventuali correzioni apportate dall’ufficio acquisti. Se non vi sono ulteriori correzioni da apportare, l’ufficio legale conferma il testo definitivo.

Globe genera quindi la versione PDF definitiva del documento, apponendo automaticamente anche un barcode, utile per l’acquisizione della copia firmata e l’associazione automatica al documento originale.

Fase 6: invio del contratto al fornitore

A questo punto il documento torna in carico all’ufficio acquisti, che procede con l’invio del contratto definitivo al fornitore da Globe, tramite una mail standard preimpostata e modificabile.

Tra le opzioni può essere selezionata anche quella di invio tramite link, che permette di tracciarne l’effettiva apertura da parte del fornitore.

Quando il fornitore firma il contratto e restituisce l’originale, l’ufficio acquisti conferma di aver ricevuto il contratto firmato; in alternativa indica se il fornitore ha richiesto modifiche o se lo ha rifiutato.

Il contratto firmato viene mandato all’ufficio legale, che lo scansiona ed archivia in Globe. Il software lo associa automaticamente come copia firmata del contratto digitale originale.

FLUSSO 2: rapportini relativi alle attività svolte dal fornitore e previste dal contratto

Fase 1: inserimento delle attività previste dal contratto

Una volta ricevuto il contratto firmato, l’ufficio acquisti procede, tramite apposite azioni in Globe, all’aggiunta di:

Dettagli sul reparto/impianto in cui verranno effettuate le attività
Dettagli sulle attività che verranno svolte, come previsto da contratto

Per ogni attività deve essere scelto un supervisore (cioè colui che ha rapporto diretto con il fornitore e consuntiva le attività, ma non conosce le tariffe) ed un referente (che controlla che l’attività del supervisore sia corretta).

Fase 2: Rapportini d’intervento relativi alle attività svolte

Il supervisore inserisce i rapportini relativi alle attività effettivamente svolte, scegliendo tra quelle precedentemente inserite dall’ufficio acquisti.

Globe fornisce la possibilità di allegare anche la scansione del rapportino originale del fornitore.

Rapportino di manutenzione: inserimento dei dati

Una volta completato l’inserimento dei dettagli, Globe creerà un PDF autogenerato compilato con le informazioni inserite tramite maschera.

A questo punto si innesca un workflow per la firma del rapportino da parte del supervisore e la copia firmata viene allegata all’originale.

Fase 3: consuntivazione dei rapportini

A cadenza regolare il supervisore crea un consuntivo di tutte le attività svolte in un determinato periodo, tramite un’apposita azione in Globe che acquisisce in automatico i dati dei rapportini inseriti e genera un documento di riepilogo.

Si innesca quindi un workflow automatico di approvazione e firma da parte del supervisore del consuntivo autogenerato. In questa parte del flusso viene richiesto anche di inserire un documento che attesti la regolare esecuzione dei lavori.

A questo punto in automatico viene generato un altro documento consuntivo, contenente anche i prezzi, destinato al referente.

Il consuntivo, firmato dal referente per approvazione, viene inviato all’ufficio acquisti, che provvede ad inoltrarlo al fornitore per l’accettazione.

I vantaggi della soluzione

Gestendo il processo di creazione dei contratti tramite Globe, l’ufficio acquisti e l’ufficio legale possono mantenere costantemente sotto controllo ogni fase, scambiandosi in modo agevole la documentazione necessaria, senza rischio di smarrimenti e ritardi.

Ogni utente viene coinvolto nel momento in cui si rende necessario il suo intervento ed il workflow preconfigurato permette di avere in ogni momento il controllo dell’avanzamento delle attività previste.

Inoltre, tutta la documentazione contrattuale diventa immediatamente reperibile e consultabile, suddivisa per viste utili all’utente (ad esempio per tipo documento o stato di avanzamento).

La gestione digitale dei rapportini d’intervento completa il flusso: innanzitutto diventa più semplice tenere sotto controllo quali attività sono state effettivamente svolte tra quelle previste dal contratto; si ha poi sempre un quadro completo dei rapportini relativi ad ogni fornitore, con la possibilità di raggrupparli per periodo, ricercarli e consuntivarli, riducendo il rischio di errori e snellendo i processi.