- Settore: petrolifero
- Partner con cui è stato sviluppato il progetto: Centro Software
L’esigenza
Mantovani e Vicentini Srl , appartenente al gruppo Schlumberger, è una realtà leader nel campo della produzione di macchinari per la perforazione dei pozzi petroliferi. Seguendo un’ottica lean, l’azienda desiderava snellire i propri processi documentali, andando ad eliminare passaggi fino a quel momento non tracciabili, spesso inutili e dispendiosi e che portavano con sé il rischio di perdita della documentazione. Tutto questo integrandosi con l’ERP già presente in azienda.
In particolare l’azienda desiderava gestire:
- Archiviazione di ciclo attivo/passivo
- Invio in conservazione sostitutiva dei documenti
- Flussi extra gestionale, quali autorizzazioni degli ordini di acquisto, fatture fornitore ecc.
- Gestione della documentazione esterna: sicurezza, schede manutenzione, certificati di qualità con relative scadenze
- Gestione delle offerte commerciali tramite workflow
La soluzione: Globe
Nel nostro software documentale Globe, l’azienda Mantovani e Vicentini ha trovato la soluzione ideale per gestire la propria documentazione ed i flussi ad essa associati. Nel dettaglio, oltre all’archiviazione e conservazione di ciclo attivo e passivo, sono stati implementati alcuni flussi particolarmente interessanti e completamente integrati con l’ERP aziendale:
- Workflow di approvazione delle Richieste di Acquisto (RDA) con limiti di spesa.
- Creazione, tramite APP Globe, di documentazione fotografica relativa alle spedizioni dei macchinari, da allegare alla commessa.
- Sempre tramite APP Globe, richiesta di approvvigionamento postazione Kanban verso gestionale per rilascio materiale.
- Raggruppamento in dossier di tutta la documentazione collegata ad uno specifico n° di serie del macchinario.
- Gestione delle quotazioni tramite un task specifico, che coinvolge ufficio vendite e produzione, per la definizione di costi e tempi.
- Gestione delle offerte commerciali: è stato implementato un workflow che permette di gestire gli stati del documento d’offerta e che in specifici casi può richiedere l’intervento dell’Ufficio Tecnico e della Produzione per delle elaborazioni, per poi far tornare l’offerta definitiva al commerciale che provvede ad inviarla al cliente. Il workflow permette inoltre di notificare le evoluzioni agli utenti successivi nel flusso per quanto riguarda Offerta, Lead Times, Spedizioni, Commesse ecc.
Documentazione fotografica spedizioni tramite APP
Prima di scegliere il software documentale Globe, la creazione di documentazione fotografica relativa alla spedizione dei prodotti finiti seguiva un processo molto macchinoso e lungo: una persona preposta doveva scattare le foto dei colli pronti alla spedizione con una macchina fotografica, collegarsi al pc e scaricare le foto, allegarle manualmente alla commessa corretta ecc.)
Grazie all’APP Globe, invece, il processo è stato snellito ed alcune procedure automatizzate, con un grande risparmio di tempo e maggior efficienza. L’app è fruibile da qualsiasi dispositivo mobile Android o iOS.
È stata implementata una specifica azione all’interno dell’app (“Acquisizione immagini spedizione”), che permette all’utente di creare facilmente tutta la documentazione fotografica necessaria ed allegarla alla commessa corretta: tramite un device mobile l’utente potrà scansionare il barcode della spedizione ed in questo modo Globe compilerà alcune informazioni in maniera automatica (numero commessa, codice cliente ecc.).
Sempre tramite app, procederà poi a scattare le foto della spedizione necessarie e Globe in automatico le collegherà alla commessa giusta.
Grazie all’integrazione, tutte le foto saranno disponibili nell’ERP aziendale come link collegati alla commessa.
I vantaggi della soluzione
Uno dei punti di forza maggiormente apprezzato dall’azienda riguarda la piena integrazione del nostro software documentale Globe con l’ERP già in uso nell’impresa. Questo permette di:
- avere un unico punto di accesso a tutta la documentazione aziendale
- creare collegamenti tra documenti correlati in modo automatico (facilitando e velocizzando la navigazione e consultazione della documentazione)
- automatizzare alcune procedure con poco valore aggiunto.
Gli utilizzatori finali del prodotto hanno restituito un ottimo feedback sull’integrazione tra le due soluzioni.
Perseguendo un’ottica lean, inoltre, adottare un software che permetta di gestire documenti e processi in modo intelligente permette di snellire le procedure, ridurre il quantitativo di documenti cartacei e gli scambi manuali. Gli utenti poi non dovranno più perdere tempo a richiedere ad altri di inviare della documentazione, perché tutto ciò di cui hanno bisogno è reperibile in autonomia all’interno di Globe.
Globe rappresenta inoltre un ottimo strumento per mantenere tracciato tutto ciò che riguarda i documenti, comprese le comunicazioni e lo scambio tra gli utenti. Tutto questo si traduce in un minor rischio di perdita di informazioni e maggior controllo sui flussi di informazioni.
