Athena Spa: estrazione dati da schedulazione consegne, fatture estere e ordini EDI

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Settore: Produzione di ricambi per moto, auto, nautica e trasporto industriale, produzione di articoli tranciati e sistemi di tenuta per l’industria, distribuzione di brand tecnologici legati al mondo dello sport e del tempo libero.

Numero dipendenti: 744

Fatturato: 120.500.000 €

L’esigenza dell’azienda

Athena Spa è un gruppo internazionale che comprende tre divisioni:

• Parts&Electronics: produce e distribuisce ricambi tecnici per i settori moto, auto, marino e trasporto industriale
• Industries: progetta e realizza soluzioni tecniche One-to-One di prodotto e di processo industriale nell’ambito di articoli tranciati e innovativi sistemi di tenuta per l’industria
• Sportech&Lifestyle: distribuisce brand a forte contenuto tecnologico, legati al mondo dello sport e del tempo libero

L’azienda gestisce quotidianamente grandi volumi di documenti di diverse tipologie (ad es. piani delle consegne, ordini, fatture passive), provenienti da diversi clienti e fornitori, con template e formati eterogenei (ad es. PDF, EDI, XML).

La gestione di questi documenti richiedeva numerosi passaggi manuali, alcuni dei quali ad alto rischio di errore. Da qui il desiderio di Athena Spa di snellire questi processi, automatizzandoli.

La soluzione proposta da Arket: Station

Per ottimizzare la gestione dei documenti, Athena Spa ha scelto di affidarsi al software Station, automatizzando tutta una serie di operazioni e di flussi particolarmente onerosi in termini di tempo e risorse e ad alto rischio di errore.

In particolare, sono stati implementati tre diversi progetti con il software Station:

• Conversione in Excel del piano consegne ricevuto dai clienti
• Conversione delle fatture estere per importazione automatica nel gestionale
• Caricamento automatico degli ordini EDI a gestionale

1. CREAZIONE DI EXCEL CON SCHEDULAZIONE DELLE CONSEGNE AI CLIENTI

Athena Spa riceve regolarmente dai propri clienti dei documenti di schedulazione delle consegne in formato PDF, contenenti il codice degli articoli che dovranno ricevere e per ognuno la quantità e la data di consegna prevista.

Ogni cliente ha un proprio template per questo tipo di documento: la necessità, soddisfatta con il software Station, era quella di normalizzare il piano consegne di ciascun cliente in un formato standard scelto da Athena Spa, rendendo molto più agevole la consultazione da parte del personale e l’eventuale import nel sistema informativo aziendale.

Quando l’utente riceve un piano consegne provvede a salvarlo in una specifica cartella su FileSystem. Station monitora costantemente questa cartella ed importa i nuovi documenti: in base ai riferimenti presenti nella testata del documento, Station riconosce il cliente ed applica la mappatura corretta per l’estrazione dei dati.

Dopo aver estratto i dati, Station alimenta un foglio Excel con una struttura standard per tutti i clienti, consultabile dagli utenti ed eventualmente importabile nel gestionale, poiché la struttura è normalizzata.

2. CONVERSIONE FATTURE ESTERE PER IMPORTAZIONE AUTOMATICA

Athena Spa riceve le fatture dai propri fornitori in due differenti formati:

• I fornitori italiani, dall’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, inviano fatture con formato XML specifico per la fatturazione elettronica italiana
• I fornitori esteri continuano ad inviare le fatture in formato PDF

L’azienda si trova quindi a dover gestire diversi formati per le fatture passive, uno elaborabile direttamente dal gestionale (XML) ed uno no (PDF).

Da qui la scelta di Athena Spa di sfruttare le funzionalità del software Station per convertire le fatture estere nello stesso formato delle fatture elettroniche italiane.

I fornitori esteri inviano le fatture passive ad una casella e-mail dedicata, presidiata da Station: il software acquisisce le fatture PDF contenute nelle e-mail e, applicando automaticamente la mappatura corretta per il cliente, estrae i dati.

A questo punto Station ricompone i dati estratti in un file XML, costruendolo seguendo lo standard dalla fatturazione elettronica italiana.

L’XML così generato viene quindi messo a disposizione dell’ERPDiapason all’interno di un’apposita cartella, il quale preleva il file ed effettua l’import: in questo modo, quindi, il file può essere processato dal gestionale come le fatture passive italiane.

3. IMPORTAZIONE AUTOMATICA ORDINI EDI

Alcuni clienti di Athena Spa hanno scelto di utilizzare l’EDI (Electronic Data Interchange) ed in particolare lo standard EURITMO (standard EDI italiano), per inviare i propri ordini.

Scambiare messaggi tramite EDI porta grandi vantaggi, legati al fatto che il file è strutturato e quindi facilmente elaborabile dal sistema informativo: da qui la scelta di Athena Spa di automatizzare il processo di inserimento a gestionale degli ordini EDI ricevuti.

Il software Station è in grado di processare messaggi EDI ed effettuare la mappatura automatica per l’estrazione dei dati, utilizzando dei dizionari interni precaricati, contenenti le definizioni dei principali messaggi nei vari standard EDI.

Dopo aver definito in fase di configurazione che lo standard da utilizzare è EURITMO, Station procede al riconoscimento delle varie informazioni contenute nelle righe ed estrae automaticamente i dati.

Sempre in fase di configurazione, utilizzando lo strumento di DataTransform di Station, è possibile visualizzare le informazioni estratte e definire in quale campo della tabella di destinazione deve essere salvato ogni campo estratto dal messaggio EDI.

In questo modo è possibile caricare i dati estratti nelle tabelle di frontiera del gestionale (in questo caso Diapason), permettendo così l’importazione automatica dell’ordine a gestionale.

I vantaggi della soluzione

La scelta di automatizzare i processi legati ad alcune tipologie di documenti (schedulazione delle consegne, fatture estere, ordini EDI) ha permesso ad Athena Spa di snellire i flussi operativi dell’ufficio acquisti e dell’amministrazione.

In particolare, trasformare le operazioni di data entry manuale in un flusso di caricamento automatico di ordini/fatture/schedulazioni a gestionale, ha permesso di eliminare gli errori spesso legati a questo tipo di operazioni e di ridurre le tempistiche di gestione.

Inoltre, il personale che prima doveva impegnare molto del proprio tempo in operazioni ripetitive e con poco valore aggiunto (come l’inserimento manuale dei dati a gestionale), ora può dedicare più attenzioni ad attività maggiormente strategiche per l’azienda.

Image credit: Athena Spa