Arcoprofil: conversione file EDI ed inserimento dati nell’ERP

Commerciale

www.arcoprofil.com

  • Settore: Metalmeccanica
  • Numero dipendenti: 100
  • Fatturato: 15.000.000 €

 

 

L’esigenza dell’azienda

Arcoprofil Srl è un’azienda che interagisce fortemente con il settore automotive, il quale fa largo uso del formato EDI per l’invio e ricezione di ordini e fatture.

I problemi da risolvere erano quindi due:

  • In ingresso quello di riuscire ad importare e rendere leggibili i file EDI ed automatizzare il processo di inserimento dei dati nel sistema informativo aziendale.
  • In uscita quello di convertire bolle e fatture presenti a gestionale in un formato EDI compatibile per la trasmissione al cliente.

Inoltre era necessario implementare un processo di composizione e stampa delle etichette per i pallet da spedire ai clienti.

 

Il processo per i file in entrata richiedeva molto lavoro manuale:

  • i file EDI degli ordini venivano scaricati dal portale presente sul sito del cliente
  • i file scaricati dovevano essere convertiti mediante un apposito software in un formato leggibile
  • il file in formato leggibile veniva stampato
  • le informazioni presenti negli ordini stampati venivano inserite manualmente all’interno del gestionale

 

Per quanto riguarda invece i flussi in uscita:

  • Arcoprofil doveva inserire manualmente i dati delle bolle di spedizione e delle fatture nel sito del cliente
  • Dal portale del cliente i file venivano trasformati per l’EDI
  • Gli stessi dati dovevano essere inseriti nuovamente in un apposito file per la creazione delle etichette

Tale processo, oltre ad essere molto laborioso, si è poi rivelato inadatto a rispondere ad alcune specifiche richieste di alcuni clienti.

 

La soluzione: Station

Inizialmente l’azienda aveva pensato di far gestire i vari tracciati direttamente dal VAN, ma tale soluzione si è rivelata molto costosa. La scelta finale ricaduta quindi sul nostro software per l’automazione dei processi documentali Station.

  • Per quanto riguarda la gestione dei file EDI in entrata, Station automatizza il processo di creazione dell’ordine a partire dalla mappatura effettuata sul file EDI ricevuto. Il documento così ottenuto viene quindi inserito automaticamente all’interno del gestionale, dove verrà validato da parte dell’utente.
  • I file EDI in uscita, cioè bolle e fatture, vengono creati automaticamente da Station, a partire dai dati presenti nel gestionale. Nel caso delle bolle vengono create anche le rispettive etichette.

 

Lo scambio dei dati con il gestionale avviene attraverso tabelle di appoggio realizzate su un apposito Database di frontiera.

Il provider EDI viene usato esclusivamente come VAN, cioè si occupa di garantire la corretta trasmissione dei file in entrata e in uscita, ma non effettua alcun tipo di controllo che vada al di fuori della formale consistenza del file. Il VAN ha fornito al cliente un software che si occupa di contattare i VAN dei clienti/fornitori usando protocolli specifici.

 

I vantaggi della soluzione

Arcoprofil ora non ha più bisogno della supervisione di un operatore per praticare la conversione dei file per l’EDI: Station lavora in completa autonomia, senza bisogno di interazioni da parte di un utente. Il processo è quindi totalmente automatizzato sia in ingresso che in uscita.

Questo si traduce nell’ottimizzazione dei tempi e delle procedure, con un grande risparmio di risorse, tempo e denaro.

Il software utilizzato
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