GonzagArredi Montessori Srl: gare d’appalto digitali ed integrate con l’ERP
Vendite, amministrazione, produzione
L’esigenza dell’azienda
GonzagArredi Montessori Srl (GAM) produce attrezzature e mobili per bambini in asili nido, scuole dell’infanzia, arredi scolastici, mobili biblioteca, arredi per ludoteche e materiali didattici per il Metodo Montessori (è l’unica azienda in Italia e una delle tre in tutto il mondo ad avere l’accreditamento AMI – Association Montessori Internationale).
Visto l’ambito produttivo, l’azienda partecipa spesso a gare d’appalto, che deve poter gestire nel modo più efficiente possibile: si tratta infatti di un flusso di lavoro complesso, che prevede l’inserimento ed interscambio di numerosi documenti di diverse tipologie.
L’azienda desiderava quindi digitalizzare tutto il flusso di gestione delle gare d’appalto, andando ad integrarsi con l’ERP aziendale (SAM ERP2 di Centro Software), raggiungendo così elevati livelli di efficienza e guidando gli utenti nei vari step da eseguire.
La soluzione: Globe
Dopo una prima fase di analisi del processo insieme ad Arket, fondamentale per determinare i vari step che compongono il flusso di gestione delle gare d’appalto ed identificare i punti di miglioramento possibili, si è scelto di sfruttare la piattaforma Globe per trasporre in digitale ed ottimizzare la procedure che fino a quel momento erano state eseguite in maniera tradizionale.
Le diverse fasi individuate per il flusso di gestione della gara d’appalto in GAM sono:
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Inserimento dell’opportunità di Gara
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Definizione dei parametri di Gara
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Partecipazione alla Gara
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Completamento dei documenti di Gara
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Approvazione di Gara
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Firma digitale dei documenti di Gara
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Invio dei documenti di Gara
- Collegamento con le offerte tramite integrazione con l’ERP
Fase 1: inserimento dell’opportunità
L’utente preposto alla gestione delle gare inserisce in Globe l’opportunità, grazie ad un’azione ed ad un form dedicato, indicando data di scadenza, una breve descrizione e delle note aggiuntive per l’identificazione dell’oggetto di Gara.
In questa fase è possibile scegliere un cliente già codificato in SAM ERP2 o creare dei clienti prospect. Successivamente, questi ultimi saranno legati al cliente codificato nel gestionale.
Se necessario, inoltre, è possibile inserire l’agente di riferimento per la gestione della gara.
Si indica quindi l’utente responsabile di autorizzare il proseguimento dell’opportunità di Gara e si procede all’inserimento dei primi documenti.
Per ogni opportunità, viene generato automaticamente un documento PDF in cui sono riportate tutte le informazioni inserite e da cui è possibile gestire direttamente il collegamento ad altri documenti e le azioni contestuali.
Un task automatico richiede (e notifica) all’utente preposto di autorizzare o meno l’avvio del processo di gara a partire dall’opportunità inserita.
Una volta autorizzata l’opportunità, l’utente incaricato del processo di gara viene coinvolto in un task di integrazione dei dati e potrà: eseguire l’attività di integrazione dei dati, procedere senza eseguire il task o assegnare il task ad un collega.
Eseguendo il task «integra dati opportunità», all’utente appare un form in cui può inserire ulteriori dati di gara, come la data di scadenza, il valore d’asta, la necessità di prevedere una fase di progettazione e la persona incaricata.
Nella sezione di Globe dedicata alle opportunità di gara, gli utenti hanno la possibilità di ordinare e raggruppare secondo diversi criteri tutte le opportunità inserite, ad esempio per stato, data scadenza, cliente ecc.
Fase 2: definizione dei parametri di gara
Una volta terminata la fase di inserimento dell’opportunità, il referente di gara inserisce i primi documenti necessari, tramite l’azione “inserisci documenti di gara”.
Tramite questa azione l’utente può inserire diverse tipologie di documenti: amministrativi (ad es. dichiarazione DGUE, pagamento F23, fideiussione bancaria, tassa gara), commerciali (ad es. preventivi, dichiarazioni costi manodopera), di preparazione gara (ad es. documenti economici, progettuali, tecnici), tecnici (ad es. certificazioni, documenti di progettazione, schede tecniche), documenti di valutazione di fattibilità di gara, verbali post gara.
Fase 3: partecipazione alla gara
Il referente di gara richiede all’ufficio preposto (progettazione/amministrazione) conferma della partecipazione alla gara tramite l’azione «Richiedi Conferma Partecipazione Gara».
L’ufficio preposto riceve una notifica e la gara viene valutata sia dal punto di vista economico, che dal punto di vista progettuale.
In caso la risposta sia negativa è richiesta la motivazione e la gara non prosegue oltre.
Fase 4: attesa completamento documenti di gara
A questo punto tutti gli uffici coinvolti nella Gara inseriscono i documenti necessari e lo stato della Gara passa da «In lavorazione» a «Caricati Allegati Gara».
Fase 5: approvazione all’invio dei documenti
Una volta che tutti i documenti sono stati caricati, il referente di gara procede a farli autorizzare tramite l’azione «Autorizza Documenti di Gara».
L’incaricato autorizzativo riceve una notifica e procede a confermare l’invio dei documenti, oppure può richiedere delle integrazioni.
Fase 6: firma digitale dei documenti di gara
Una volta ricevuta l’approvazione, il referente di gara esegue l’azione «firma i documenti di Gara» e Globe procede a firmarli digitalmente tramite un provider esterno certificato.
Fase 7: invio dei documenti di gara
A questo punto il referente di Gara procede all’esportazione massiva dei documenti firmati pronti per il caricamento nei portali di Gara, tramite l’azione «Esporta documenti di Gara».
Fase 8: collegamento con le offerte tramite integrazione con l’ERP
Quando la gara viene vinta, vengono generate una o più offerte all’interno di SAM ERP2.
Queste vengono collegate all’opportunità di gara presente in Globe e lo stato dell’opportunità di gara si aggiorna di conseguenza, il tutto in modo automatico.
I vantaggi della soluzione
Grazie a questa nuova modalità di gestione delle gare d’appalto completamente digitale, GAM ha potuto apprezzare diversi vantaggi:
- Gli utenti vengono guidati nella corretta esecuzione di tutti i passaggi
- Gli utenti vengono coinvolti, tramite notifiche, solo nel momento in cui le fasi precedenti sono state completate ed è quindi richiesto il loro intervento
- La documentazione diventa facile da ricercare e consultare grazie all’applicazione di filtri
- Repository unico, condiviso, centralizzato
- Pieno controllo dello stato di avanzamento dei flussi legati alle gare d’appalto
- Controllo sullo stato della gara, tempistiche e scadenze
