UNILAB Laboratori Industriali Srl – Innovazione nella gestione documentale di certificati di conformità

Qualità

 

 

Settore: Servizi tecnici ingegneristici e taratura di strumenti

Partner con cui è stato sviluppato il progetto: Centro Software Srl

 

L’esigenza

Unilab Laboratori Industriali srl è un Laboratorio specializzato in servizi tecnici ingegneristici, principalmente in ambito di Metrologia Industriale, Prove Materiali, Metallografia, Contaminazione e Tomografia; tra essi rientra il servizio di Taratura Strumenti di misurazione.

 

L’azienda gestisce quotidianamente dati provenienti da apparecchiature per le misurazioni, i quali vengono inseriti in documenti in formato Word ed Excel; la consegna al cliente avviene a seguito di stampa in pdf, firma e scannerizzazione mediante sistema multifunzione.

 

Il collegamento tra le attrezzature di prova e i documenti finali richiede un ambiente Access e comporta l’archiviazione manuale in cartelle su file system. Le esigenze di sviluppo della società hanno reso però necessaria una gestione strutturata e digitale della documentazione, in un’ottica Industria 4.0: per questo l’azienda ha scelto Globe come soluzione software a supporto dei processi documentali legati ai certificati di conformità.

 

 

La soluzione: Globe

Unilab utilizza il nostro software documentale Globe per archiviare e gestire tutti i documenti di ciclo attivo e passivo, integrandosi con SAM ERP2 di Centro Software.

 

Vista l’efficienza della soluzione documentale in ambito amministrativo, l’azienda ha scelto di utilizzare il software Globe anche per la gestione dei certificati. Gli operatori lavorano pertanto in un unico ambiente, completamente integrato, che include le anagrafiche clienti, le anagrafiche strumenti, l’intera documentazione della commessa e il portale web per i clienti.

In Globe l’operatore è in grado di selezionare diverse informazioni, utilizzando una maschera interattiva attivata mediante il comando “Inserisci nuovo certificato”, quali:

  • Tipo di rapporto (ad es. certificato di analisi)
  • Operatore
  • Commessa
  • Numero certificato
  • Strumento

 

Successivamente Globe guida l’operatore nell’immissione manuale dei dati (necessaria per alcune tipologie di strumenti) oppure nella selezione del file PRN creato dall’apparecchio di misurazione e contenente i dati di misura.

Alcune informazioni, inoltre, vengono ereditate direttamente dal gestionale (es. Numero di commessa, Indirizzo del cliente, ecc.), permettendo a Globe di inserirsi agilmente nel ciclo di lavoro gestionale.

 

Globe elabora questo file ed in automatico inserisce i dati in esso contenuti nei modelli Word ed Excel già utilizzati dal laboratorio, consentendo al personale ed ai clienti di operare con una documentazione con cui hanno già confidenza.

Una volta recuperati tutti i dati e creato il documento in formato Word/Excel, Globe genera automaticamente la versione PDF, che viene firmata elettronicamente ed inviata al cliente.

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Tutti i documenti generati tramite questa procedura vengono organizzati in automatico in Dossier/faldoni, che permettono di raccogliere efficientemente tutta la documentazione relativa ad una specifica commessa/cliente.

 

Unilab fornisce inoltre un servizio di messa a disposizione dei documenti firmati elettronicamente attraverso un Portale Globe, accessibile dal web tramite credenziali: i clienti hanno così la possibilità di consultare i propri certificati in tutta sicurezza e di scaricarli autonomamente, eliminando così le operazioni di invio manuale.

I vantaggi portati da Globe

 

I vantaggi più evidenti che Unilab Laboratori Industriali srl ha potuto raggiungere, scegliendo di utilizzare un software documentale come Globe, sono principalmente quattro:

  • Tutti i certificati vengono prodotti, archiviati e gestiti in un unico ambiente.
  • I certificati generati e archiviati in Globe diventano ricercabili tramite parole chiave, per commessa, per ordine, per strumento, per cliente, etc.
  • Tutti i documenti relativi ad una specifica commessa vengono raggruppati automaticamente in dossier, rendendo molto più veloce e semplice la consultazione dei certificati.
  • Il portale Globe permette ad Unilab di mettere a disposizione del cliente un nuovo servizio fruibile via web e di rendere più efficiente lo scambio di documenti.

 

L’innovazione di processo raggiunta grazie all’introduzione del sistema Globe ha infine consentito a Unilab di rientrare tra le imprese assegnatarie del Voucher per la digitalizzazione dei processi aziendali e l’ammodernamento tecnologico di cui al decreto interministeriale 23 settembre 2014.

Il software utilizzato
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